Polityka prywatności Topksiegowi
Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w serwisie Topksiegowi (topksiegowi.pl), w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, komu je przekazujemy i jakie prawa Ci przysługują.
Ostatnia aktualizacja: 23 września 2026
§ 1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest operator serwisu Topksiegowi, dostępnego pod adresem topksiegowi.pl (dalej: Administrator).
- We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@topksiegowi.pl.
- Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.
§ 2. Zakres przetwarzanych danych
- Od firm wysyłających zapytanie: adres e-mail oraz brief z parametrami działalności (forma prawna i opodatkowanie, VAT i OSS, liczba dokumentów w miesiącu, liczba pracowników i zleceniobiorców, branża, miasto).
- Od biur rachunkowych: adres e-mail, wybrany plan, dane profilu (nazwa biura, zakres usług, specjalizacje, lokalizacje, cennik orientacyjny, dane zespołu podane przez biuro) oraz dane do faktury.
- Od wszystkich osób piszących do nas: adres e-mail i treść wiadomości.
- Dane techniczne: adres IP, rodzaj przeglądarki, źródło wejścia na stronę (na przykład parametry kampanii w adresie) oraz dane z plików cookies opisanych w § 8.
- Demo dopasowania liczy wynik w przeglądarce. Parametry wpisane w demo trafiają do nas dopiero wtedy, gdy wyślesz zapytanie.
- Nie przetwarzamy danych o płatności kartą. Dane karty obsługuje operator płatności.
§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Potwierdzenie adresu e-mail kodem i przekazanie zapytania do biur wybranych przez firmę | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy i wykonanie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną |
| Prowadzenie profilu biura i obsługa abonamentu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonanie umowy |
| Wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń | art. 6 ust. 1 lit. c RODO, obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości |
| Odpowiedzi na wiadomości i rozpatrywanie reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kontakcie z użytkownikami |
| Ochrona serwisu przed nadużyciami i dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Statystyki odwiedzin za pomocą analitycznych plików cookies | art. 6 ust. 1 lit. a RODO, zgoda |
Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale bez niego nie da się wysłać zapytania ani prowadzić profilu biura.
§ 4. Odbiorcy danych
- Biura rachunkowe wybrane przez firmę, najwyżej pięć przy jednym zapytaniu. Otrzymują adres e-mail i brief firmy i od tej chwili są odrębnymi administratorami tych danych w zakresie kontaktu z firmą.
- Dostawcy hostingu i serwerów, na których działa serwis.
- Dostawcy usług poczty elektronicznej, przez które wysyłamy kody potwierdzające i wiadomości.
- Operator płatności obsługujący płatności kartą za abonamenty biur.
- Dostawcy narzędzi analitycznych, jeśli wyrazisz zgodę na analityczne pliki cookies.
- Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Dostawcy wymienieni w punktach 2 do 5 przetwarzają dane na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia albo jako odrębni administratorzy w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy. Jeśli dostawca przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych.
§ 5. Okres przechowywania danych
- Zapis niepotwierdzony kodem z maila usuwamy po 14 dniach.
- Dane z potwierdzonego zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do kontaktu z wybranymi biurami, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń, chyba że wcześniej poprosisz o ich usunięcie.
- Dane biura przechowujemy przez czas trwania abonamentu, a po jego zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
- Faktury i dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości, co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.
§ 6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy albo zgody,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@topksiegowi.pl z adresu, którego sprawa dotyczy. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
§ 7. Zautomatyzowane decyzje
Dopasowanie biur i widełki cen są wyliczane na podstawie parametrów, które podajesz. Nie wywołują wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływają, bo to Ty wybierasz biura i decydujesz o zawarciu umowy. Nie profilujemy użytkowników w celach marketingowych.
§ 9. Bezpieczeństwo
Serwis działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS, a dostęp do danych mają tylko osoby i dostawcy, którzy potrzebują go do świadczenia usługi. Więcej o tym piszemy na stronie bezpieczeństwo danych. Zasady korzystania z serwisu opisuje regulamin.
§ 10. Kontakt i zmiany polityki
- Pytania dotyczące prywatności kieruj na adres kontakt@topksiegowi.pl.
- Politykę prywatności możemy zmienić, gdy zmienią się przepisy albo sposób działania serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.