Przejdź do treści
Topksiegowi

Biuro księgowe: czym jest i jak wybrać dobre biuro dla firmy

Biuro księgowe, biuro rachunkowe, firma księgowa, kancelaria księgowa. W ogłoszeniach i na szyldach pojawiają się różne nazwy, a właściciel firmy zastanawia się, czy to różne usługi. Wyjaśniamy, co kryje się za tymi nazwami, co w praktyce odróżnia jedno biuro od drugiego i jak wybrać takie, które poradzi sobie z Twoją działalnością.

Dopasuj biuro

Bez opłat dla firm. Twoje dane widzą tylko biura, które sam wybierzesz.

Biuro księgowe a biuro rachunkowe: czym się różnią

W praktyce niczym. Obie nazwy opisują tę samą usługę: prowadzenie ksiąg i ewidencji, rozliczanie podatków, często kadry i płace. Przepisy nie znają osobnego zawodu „księgowego biura” i osobnego „rachunkowego”. Ustawa o rachunkowości mówi o usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, a firmy wybierają nazwę według uznania. Jedni piszą „biuro rachunkowe”, bo tak brzmi w przepisach, inni „biuro księgowe”, bo tak mówi się potocznie.

Nazwa nie mówi więc nic o jakości. O wiele więcej mówią specjalizacje biura, formy prawne, które obsługuje na co dzień, i zespół, który będzie prowadził Twoje sprawy.

Biura księgowe od środka: kto wykonuje pracę

Biuro księgowe może być jednoosobową działalnością doświadczonej księgowej albo zespołem kilkunastu osób z działem kadr i doradcą podatkowym. Małe biuro daje zwykle bezpośredni kontakt z osobą, która księguje Twoje dokumenty, ale trudniej mu zapewnić zastępstwo w czasie urlopu. Większe biuro ma procedury i zastępstwa, za to Twoim opiekunem może być młodsza księgowa pod nadzorem starszej. Żadna z tych form nie jest lepsza sama w sobie. Zapytaj, kto konkretnie będzie prowadził Twoje sprawy i kto go zastąpi.

Firma księgowa i kancelaria: kiedy nazwa coś znaczy

Jedna nazwa rzeczywiście niesie informację: biuro podatkowe albo kancelaria doradcy podatkowego. Doradca podatkowy to zawód regulowany odrębną ustawą, a doradca może reprezentować podatnika przed urzędem i sądem administracyjnym w szerszym zakresie niż zwykłe biuro. Jeśli tego potrzebujesz, przeczytaj stronę biuro podatkowe. Pozostałe nazwy, takie jak firma księgowa, centrum księgowe czy księgowość online, to wybór marketingowy.

Co musi mieć biuro księgowe

Od 2014 roku prowadzenie biura rachunkowego nie wymaga licencji ministra finansów ani certyfikatu księgowego. Każdy może założyć takie biuro, ale musi mieć obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone klientom. Brak licencji to argument, żeby przy wyborze pytać o doświadczenie, a nie o dyplom na ścianie.

  • Obowiązkowe ubezpieczenie OC: zapytaj o sumę ubezpieczenia i poproś o potwierdzenie polisy.
  • Umowa na piśmie z zakresem usług, terminami i zasadami odpowiedzialności.
  • Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, gdy biuro prowadzi kadry i płace.
  • Zasady przechowywania dokumentów i zwrotu ich po zakończeniu współpracy.

Jak wybrać biuro księgowe dla swojej firmy

Biura księgowe różnią się tym, kogo obsługują najlepiej. Jedno prowadzi głównie przedsiębiorców na ryczałcie, drugie spółki z o.o. z branży IT, trzecie firmy budowlane z podzielną płatnością. Biuro, które obsługuje wiele podobnych do Ciebie firm, zna typowe pułapki i nie uczy się na Twoich dokumentach.

  • Forma prawna: czy biuro prowadzi pełną księgowość, jeśli masz spółkę, i czy robi sprawozdania finansowe.
  • Branża: czy zna zasady VAT i rozliczeń w Twojej branży.
  • Skala: czy ma zespół, który obsłuży Twoją liczbę dokumentów i pracowników.
  • Technologia: czy pracuje z e-fakturami w KSeF i przyjmuje dokumenty elektronicznie.
  • Kontakt: kto będzie Twoim opiekunem i jak szybko odpowiada.
  • Cena: co wchodzi w abonament, a co jest płatne osobno.

Pełną listę pytań na pierwszą rozmowę daje demo dopasowania. Dłuższe omówienie wyboru znajdziesz w artykule jak wybrać biuro rachunkowe.

Biura księgowe blisko Ciebie czy zdalnie

Biuro w tym samym mieście ułatwia spotkania i przekazywanie papierów, ale ogranicza wybór do kilku specjalizacji dostępnych lokalnie. Biuro zdalne daje dostęp do specjalistów z całego kraju. Dla wielu firm dobrym wyjściem jest biuro w regionie, które i tak pracuje głównie elektronicznie. Obie drogi opisujemy na stronach księgowa online oraz stronach miast, na przykład biuro rachunkowe Poznań.

Ile kosztuje biuro księgowe

Cena zależy od formy prawnej i liczby dokumentów, a nie od nazwy biura. Jednoosobowa działalność na KPiR z VAT, do 30 dokumentów, to typowo 250 do 450 PLN netto miesięcznie, spółka jawna albo komandytowa z pełną księgowością do 50 dokumentów 700 do 1 300 PLN. Szczegółowe widełki są na stronie cennik biur rachunkowych.

Znajdź biuro księgowe dopasowane do Twojej firmy

Ustaw formę prawną, branżę i miasto, a zobaczysz, jakich kompetencji szukać i ile to kosztuje.

Forma prawna i opodatkowanie
Obsługa zdalna w całej Polsce

Czego szukać w biurze

Wymagane
Warto zapytać
Pytania na pierwszą rozmowę
  1. Ile firm o mojej formie prawnej i z mojej branży obsługujecie dziś?
  2. Kto konkretnie będzie prowadził moje sprawy i jak się z nim kontaktuję?
  3. Do którego dnia miesiąca mam dostarczyć dokumenty?
  4. Co jest w cenie, a co rozliczacie osobno?
  5. Jaką sumę ubezpieczenia OC ma biuro?
  6. W jakim programie prowadzicie księgi i czy mam do niego podgląd?
Do jakich biur wysłać zapytanie
Liczba biur, które dostaną brief

Brief trafi wyłącznie do biur, które obsługują Twoją formę prawną i branżę. Dostanie go najwyżej tyle biur, ile wybierzesz. Po potwierdzeniu adresu dostajesz mailem listę dopasowanych biur z profilami i cenami. Zaznaczasz, które mają dostać brief, najwyżej tyle, ile ustawisz tutaj.

Brief zapytania

Podgląd tekstu, który dostaną biura dopasowane do Twoich parametrów:

Szukam biura rachunkowego dla mojej firmy.

Widełki liczymy z typowych stawek rynkowych dla podanych parametrów. Zobacz, jak liczymy widełki.

Pytania

Nie. Od 2014 roku licencja nie jest wymagana. Obowiązkowe jest ubezpieczenie OC biura.

Tak. To różne nazwy tej samej usługi. Znaczenie ma zakres, specjalizacja i zespół, nie nazwa.

Zapytaj, ile podobnych firm obsługuje i z jakimi przepisami branżowymi pracuje na co dzień. Topksiegowi pokazuje specjalizacje, które biuro deklaruje w profilu.

Porównaj biura księgowe bez dzwonienia do każdego

Opisz firmę raz i wyślij brief do najwyżej 5 biur, które sam wybierzesz. Bez opłat dla firm.