Księgowość e-commerce dla sklepu internetowego z cenami biur, OSS i marketplace

• Sprzedaż do konsumentów ewidencjonowana zbiorczo z raportów platformy, kasy fiskalnej online albo zestawień zamówień.
• Wpłaty od klientów przechodzą przez operatorów płatności, którzy przelewają je zbiorczo po potrąceniu prowizji.
• Marketplace'y wystawiają faktury za prowizje, reklamy i logistykę, często w innych walutach i z innych krajów.
• Zwroty i reklamacje wymagają korekt sprzedaży i rozliczenia zwrotu pieniędzy.
• Magazyn, zakupy towarów, czasem import spoza UE z odprawą celną.
• Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w innych państwach UE z procedurą OSS.

Mały sklep zaczyna zwykle jako jednoosobowa działalność. Ryczałt bywa korzystny przy wysokiej marży, ale przy handlu towarami z niską marżą podatek liczony od przychodu potrafi zjeść zysk. Wtedy częściej wybiera się skalę albo podatek liniowy i podatkową księgę przychodów i rozchodów. Limit ryczałtu to 2 mln euro przychodu.

Gdy sklep rośnie, pojawia się pytanie o spółkę z o.o. Spółka prowadzi pełną księgowość od pierwszego dnia, a jednoosobowa działalność musi na nią przejść po przekroczeniu 2 mln euro przychodu netto za poprzedni rok. Przy większym sklepie pełna księgowość i tak się przydaje, bo daje pełny obraz marży na kanałach i stanów magazynowych.

Gdy łączna sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w innych krajach UE przekroczy 10 000 euro w roku, sklep co do zasady nalicza VAT według stawek kraju klienta. Żeby nie rejestrować się do VAT w każdym z tych krajów, może skorzystać z procedury OSS i rozliczać tę sprzedaż w jednej kwartalnej deklaracji w Polsce. Biuro musi wtedy przypisać każdą transakcję do kraju, zastosować właściwą stawkę, przeliczyć kursy i pilnować terminów płatności. Typowa dopłata za obsługę OSS to 150 do 300 PLN netto miesięcznie.

Dla biura OSS oznacza kilka stałych zadań:

• pilnowanie progu 10 000 euro w trakcie roku, a nie dopiero po jego zamknięciu
• przypisanie każdej sprzedaży do kraju konsumenta i właściwej stawki VAT
• przeliczenie walut po właściwym kursie
• przygotowanie deklaracji OSS i uzgodnienie jej z ewidencją sprzedaży

Najczęstszy błąd w sklepach, które zaczynają sprzedawać za granicę, to zbyt późne zauważenie progu. Sklep wysyła kilka paczek miesięcznie do Niemiec i Czech, nikt nie liczy sumy, a w połowie roku okazuje się, że próg przekroczono dwa miesiące wcześniej. Wtedy trzeba korygować sprzedaż wstecz. Dobre biuro liczy sprzedaż do UE co miesiąc i uprzedza Cię, zanim próg padnie.

Marketplace'y i prowizje

Sprzedaż przez duże platformy oznacza dwa strumienie dokumentów: sprzedaż do klientów i koszty od samej platformy. Faktury za prowizje od zagranicznych operatorów to często import usług, który trzeba rozliczyć w VAT. Biuro powinno umieć uzgodnić raport rozliczeniowy platformy z wpłatą na konto, bo różnica między sprzedażą a przelewem to prowizje, zwroty i opłaty, które muszą trafić do ksiąg osobno.

Przychodem jest pełna cena zapłacona przez klienta, a prowizja to osobny koszt udokumentowany fakturą od platformy. Biuro, które zaksięguje samą wypłatę, zaniży przychód i koszty jednocześnie, a przy kontroli trudno będzie to odtworzyć. Przy kilku platformach biuro potrzebuje stałego sposobu pobierania raportów z każdej z nich.

Osobna sprawa to opłaty za logistykę i magazyn platformy. Jeśli platforma przechowuje Twój towar w magazynie za granicą, może to rodzić obowiązki VAT w kraju magazynu. Taką sytuację biuro musi przeanalizować, zanim zaczniesz wysyłać towar do obcego magazynu, a nie po fakcie.

Bramki płatnicze, pobrania i uzgadnianie wpłat

Pieniądze z bramki płatniczej przychodzą na konto zbiorczo, po potrąceniu opłat operatora. Każdą taką wypłatę trzeba rozbić na zamówienia, żeby było wiadomo, które są opłacone, a które czekają na płatność albo zostały zwrócone. Przy kilkuset zamówieniach w miesiącu to praca, która zajmuje najwięcej czasu, dlatego zapytaj biuro, czy pobiera raporty z bramek i platform automatycznie, czy wymaga od Ciebie zestawień w arkuszu. Od odpowiedzi zależy zarówno cena, jak i to, ile czasu co miesiąc spędzisz na przygotowaniu dokumentów.

Pobrania to osobny przypadek. Pieniądze od klienta trafiają najpierw do przewoźnika albo operatora pobrań, a do Ciebie przychodzą zbiorczo, czasem z opóźnieniem kilku dni. Biuro przypisuje je do zamówień tak samo jak wpłaty z bramek, a paczki nieodebrane oznacza jako sprzedaż, która nie doszła do skutku.

Zwroty i korekty

Zwrot towaru obniża sprzedaż w okresie, w którym go udokumentowano, a przy fakturach także wymaga faktury korygującej. W sklepach z dużą liczbą zwrotów biuro powinno mieć ustalony sposób zbierania danych, na przykład jedno zestawienie zwrotów miesięcznie z systemu sklepu zamiast pojedynczych potwierdzeń.

• zwrot sprzedaży udokumentowanej fakturą wymaga faktury korygującej, w KSeF, jeśli faktura była w KSeF
• zwrot sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej wymaga ewidencji zwrotów z danymi klienta i dowodem zwrotu pieniędzy
• przy sprzedaży w OSS zwrot koryguje też deklarację kraju, do którego towar był wysłany
• zwrot z marketplace'u często rozlicza platforma, więc biuro uzgadnia go z raportem platformy, a nie tylko z bankiem

Najlepiej sprawdza się stałe zestawienie z numerem zamówienia, datą zwrotu, kwotą i krajem klienta. Brak jednego zwrotu w ewidencji oznacza zawyżony przychód i podatek od sprzedaży, której już nie ma. Obieg korekt zmienił KSeF, o czym piszemy we wpisie KSeF a biuro rachunkowe.

Cena zależy od formy prawnej, liczby dokumentów i od tego, jak uporządkowane dane sklep przekazuje. Dla spółki z o.o. ze sklepem, 180 dokumentami miesięcznie, 4 pracownikami i OSS typowe widełki to 1 650 do 2 860 PLN netto miesięcznie.

Sklep, który przekazuje dane z platformy w jednym pliku, zwykle płaci mniej niż sklep, w którym księgowa ręcznie dopasowuje każdą wpłatę. Pełne zasady wyceny opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych.

• Zapytaj, ile sklepów internetowych biuro obsługuje i na jakich platformach sprzedają.
• Sprawdź, czy biuro prowadzi rozliczenia OSS i import usług od zagranicznych platform.
• Ustal, w jakiej formie biuro chce dostawać raporty sprzedaży, zwrotów i wpłat.
• Zapytaj o doświadczenie z magazynem i importem spoza UE, jeśli sprowadzasz towar.
• Sprawdź, czy biuro pracuje zdalnie i szybko odpowiada w okresach szczytu sprzedaży.

Na koniec roku dochodzi inwentaryzacja towaru, przy sklepie z dużą liczbą pozycji to praca na kilka dni, więc ustal z biurem wcześniej, kto ją przeprowadza. Ustal też, do którego dnia miesiąca biuro potrzebuje raportów z platform i bramek, bo deklaracja OSS i JPK mają sztywne terminy. Pełną tabelę cen wszystkich form obsługi znajdziesz na stronie ile kosztuje biuro rachunkowe. Jeśli sklep działa jako spółka, zajrzyj też na stronę księgowość spółki z o.o., a jeśli jako jednoosobowa działalność, na stronę księgowość dla JDG.