Outsourcing księgowości dla firm, które rosną
Ta strona jest dla osoby, która decyduje o przeniesieniu księgowości poza firmę: prezesa, dyrektora finansowego albo członka zarządu odpowiedzialnego za finanse. Outsourcing księgowości to nie tylko tańsza alternatywa dla własnego działu. To zmiana sposobu pracy, która wymaga jasnej umowy, mierzalnych terminów i dobrze przygotowanego przejęcia. Opisujemy, jak to przygotować, żeby zamknięcie miesiąca nie przesunęło się ani o dzień.
Bez opłat dla firm. Twoje dane widzą tylko biura, które sam wybierzesz.
Kiedy outsourcing księgowości ma sens
- Dział księgowości to jedna albo dwie osoby, a każdy urlop czy odejście zatrzymuje rozliczenia.
- Firma rośnie szybciej niż zespół księgowy, a rekrutacja doświadczonej głównej księgowej trwa miesiącami.
- Zarząd potrzebuje raportów i kontroli kosztów, a zespół wewnętrzny nadąża tylko z bieżącym księgowaniem.
- Firma wchodzi w nowe obszary, na przykład sprzedaż zagraniczną albo nową spółkę w grupie, i potrzebuje specjalistów, których nie opłaca się zatrudniać na etat.
- Koszt stanowisk, programu, szkoleń i zastępstw przewyższa koszt zewnętrznej obsługi.
Rola CFO i zarządu przy outsourcingu
Outsourcing przenosi wykonanie, a nie odpowiedzialność. Zarząd dalej odpowiada za księgi i sprawozdanie, więc po stronie firmy musi zostać osoba, która zna biznes, zatwierdza płatności, odpowiada na pytania biura i czyta raporty. W mniejszych firmach jest to prezes albo osoba z administracji, w większych dyrektor finansowy. Część biur oferuje też dyrektora finansowego na część etatu, który przygotowuje budżet, analizuje wyniki i rozmawia z bankiem. Warto od razu zapytać, czy biuro daje taką usługę i kto ją wykonuje.
SLA w outsourcingu księgowości
Umowa z biurem obsługującym większą firmę powinna zawierać mierzalne terminy, a nie ogólne „na bieżąco”. Dobrze opisane SLA chroni obie strony, bo określa też, do kiedy firma dostarcza dokumenty.
| Obszar | Co zapisać w umowie |
|---|---|
| Zamknięcie miesiąca | dzień roboczy, do którego biuro przekazuje wynik i kwoty podatków |
| Listy płac | dzień przygotowania list i przelewów wynagrodzeń |
| Odpowiedź na pytania | czas reakcji na wiadomość w dni robocze |
| Raporty zarządcze | zakres, format i termin comiesięcznego raportu |
| Zastępstwa | kto przejmuje sprawy podczas nieobecności opiekuna |
| Dostarczanie dokumentów | termin i kanał po stronie firmy |
Umowa, RODO i bezpieczeństwo danych
Przy kadrach i płacach biuro przetwarza dane osobowe Twoich pracowników jako podmiot przetwarzający. Potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO: zakres danych, cel, środki bezpieczeństwa, zasady korzystania z podwykonawców i zwrotu albo usunięcia danych po zakończeniu współpracy. Osobno sprawdź obowiązkowe ubezpieczenie OC biura i sumę ubezpieczenia, dostęp do systemów firmy i to, kto w biurze widzi płace zarządu. Jak chronimy dane firm w samym serwisie, opisujemy na stronie bezpieczeństwo danych.
- Zakres usług i wyłączenia, z ceną prac dodatkowych.
- Okres wypowiedzenia i obowiązki przy przekazaniu dokumentów następcy.
- Własność danych i dostęp firmy do ksiąg w każdej chwili.
- Zasady przechowywania dokumentów przez co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przejęcie księgowości w trakcie roku
Przejście z działu wewnętrznego albo innego biura najlepiej zaplanować na początek roku obrotowego, ale firmy często nie mogą czekać. Przejęcie w trakcie roku jest możliwe, jeśli ma plan.
- Ustal dzień odcięcia: ostatni miesiąc zamknięty przez dotychczasowy zespół.
- Przekaż księgi w formie pliku z programu, bilans na dzień odcięcia i zestawienie rozrachunków.
- Przekaż politykę rachunkowości, plan kont, ewidencję środków trwałych i akta osobowe.
- Przygotuj listę otwartych spraw: korekty, wezwania, kontrole, niezapłacone zobowiązania.
- Zaplanuj jeden miesiąc pracy równoległej, jeśli zespół wewnętrzny zostaje w firmie.
Szczegółowy opis przejmowania dokumentów znajdziesz w artykule zmiana biura rachunkowego.
Ile kosztuje outsourcing księgowości
Dla spółki z o.o. powyżej 200 dokumentów miesięcznie biura wyceniają obsługę indywidualnie, zwykle od 2 000 PLN netto miesięcznie za samą księgowość. Kadry i płace dolicza się za osobę: 50 do 90 PLN za pracownika na umowie o pracę i 30 do 60 PLN za zleceniobiorcę. Przy firmie zatrudniającej kilkadziesiąt osób to często największa pozycja. Porównując z kosztem własnego działu, uwzględnij wynagrodzenia z narzutami, program, sprzęt, szkolenia i zastępstwa. Pełne widełki są na stronie cennik biur rachunkowych, a zakres usług na stronie usługi księgowe.
Sprawdź koszt outsourcingu księgowości dla swojej firmy
Podaj formę prawną, dokumenty i liczbę pracowników, a dostaniesz widełki i brief gotowy do wysłania do biur.
Twój wynik
Uzupełnij formę prawną i liczbę dokumentów, a policzymy widełki.
Twój wynik
Te parametry wymagają indywidualnej wyceny. Wyślij zapytanie do biur, a policzą cenę pod Twoją firmę.
do PLN netto miesięcznie
| Twój wynik | Szacowany koszt obsługi |
|---|---|
| Razem |
Czego szukać w biurze
Pytania na pierwszą rozmowę
- Ile firm o mojej formie prawnej i z mojej branży obsługujecie dziś?
- Kto konkretnie będzie prowadził moje sprawy i jak się z nim kontaktuję?
- Do którego dnia miesiąca mam dostarczyć dokumenty?
- Co jest w cenie, a co rozliczacie osobno?
- Jaką sumę ubezpieczenia OC ma biuro?
- W jakim programie prowadzicie księgi i czy mam do niego podgląd?
Do jakich biur wysłać zapytanie
Brief trafi wyłącznie do biur, które obsługują Twoją formę prawną i branżę. Dostanie go najwyżej tyle biur, ile wybierzesz. Po potwierdzeniu adresu dostajesz mailem listę dopasowanych biur z profilami i cenami. Zaznaczasz, które mają dostać brief, najwyżej tyle, ile ustawisz tutaj.
Brief zapytania
Podgląd tekstu, który dostaną biura dopasowane do Twoich parametrów:
Widełki liczymy z typowych stawek rynkowych dla podanych parametrów. Zobacz, jak liczymy widełki.
Nie, jeśli umowa zapewnia stały dostęp do ksiąg i raportów. Księgi należą do firmy, a biuro prowadzi je w jej imieniu.
Przy dobrze przygotowanych dokumentach biuro przejmuje sprawy w ciągu jednego cyklu rozliczeniowego. Zmiana od nowego roku obrotowego jest najprostsza.
Tak, wiele biur prowadzi grupy spółek. Zaznacz to w zapytaniu, bo wpływa na zakres raportów i cenę.
Członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, czyli zwykle osoba z biura.
Porównaj biura gotowe przejąć księgowość Twojej firmy
Wyślij jeden brief z zakresem, skalą i wymaganiami do najwyżej 5 biur. Bez opłat dla firm.