Outsourcing księgowości z kosztem, SLA i przejęciem księgowości dla firm, które rosną

• Dział księgowości to jedna albo dwie osoby, a każdy urlop czy odejście zatrzymuje rozliczenia.
• Firma rośnie szybciej niż zespół księgowy, a rekrutacja doświadczonej głównej księgowej trwa miesiącami.
• Zarząd potrzebuje raportów i kontroli kosztów, a zespół wewnętrzny nadąża tylko z bieżącym księgowaniem.
• Firma wchodzi w nowe obszary, na przykład sprzedaż zagraniczną albo nową spółkę w grupie, i potrzebuje specjalistów, których nie opłaca się zatrudniać na etat.
• Koszt stanowisk, programu, szkoleń i zastępstw przewyższa koszt zewnętrznej obsługi.

Rola CFO i zarządu przy outsourcingu

Outsourcing przenosi wykonanie, a nie odpowiedzialność. Zarząd dalej odpowiada za księgi i sprawozdanie, więc po stronie firmy musi zostać osoba, która zna biznes, zatwierdza płatności, odpowiada na pytania biura i czyta raporty. W mniejszych firmach jest to prezes albo osoba z administracji, w większych dyrektor finansowy. Część biur oferuje też dyrektora finansowego na część etatu, który przygotowuje budżet, analizuje wyniki i rozmawia z bankiem. Warto od razu zapytać, czy biuro daje taką usługę i kto ją wykonuje.

Umowa z biurem obsługującym większą firmę powinna zawierać mierzalne terminy, a nie ogólne „na bieżąco”. Dobrze opisane SLA chroni obie strony, bo określa też, do kiedy firma dostarcza dokumenty.

Przy kadrach i płacach biuro przetwarza dane osobowe Twoich pracowników jako podmiot przetwarzający. Potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO: zakres danych, cel, środki bezpieczeństwa, zasady korzystania z podwykonawców i zwrotu albo usunięcia danych po zakończeniu współpracy. Osobno sprawdź obowiązkowe ubezpieczenie OC biura i sumę ubezpieczenia, dostęp do systemów firmy i to, kto w biurze widzi płace zarządu. Jak chronimy dane firm w samym serwisie, opisujemy na stronie bezpieczeństwo danych, a sam outsourcing kadr i płac, od przekazania akt po pierwszą listę płac, na stronie obsługa kadrowo-płacowa.

• Zakres usług i wyłączenia, z ceną prac dodatkowych.
• Okres wypowiedzenia i obowiązki przy przekazaniu dokumentów następcy.
• Własność danych i dostęp firmy do ksiąg w każdej chwili.
• Zasady przechowywania dokumentów przez co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przejście z działu wewnętrznego albo innego biura najlepiej zaplanować na początek roku obrotowego, ale firmy często nie mogą czekać. Przejęcie w trakcie roku jest możliwe, jeśli ma plan.

• Ustal dzień odcięcia: ostatni miesiąc zamknięty przez dotychczasowy zespół.
• Przekaż księgi w formie pliku z programu, bilans na dzień odcięcia i zestawienie rozrachunków.
• Przekaż politykę rachunkowości, plan kont, ewidencję środków trwałych i akta osobowe.
• Przygotuj listę otwartych spraw: korekty, wezwania, kontrole, niezapłacone zobowiązania.
• Zaplanuj jeden miesiąc pracy równoległej, jeśli zespół wewnętrzny zostaje w firmie.

Szczegółowy opis przejmowania dokumentów znajdziesz w artykule zmiana biura rachunkowego.

Dla spółki z o.o. powyżej 200 dokumentów miesięcznie biura wyceniają obsługę indywidualnie, zwykle od 2 000 PLN netto miesięcznie za samą księgowość. Kadry i płace dolicza się za osobę: 50 do 90 PLN za pracownika na umowie o pracę i 30 do 60 PLN za zleceniobiorcę. Przy firmie zatrudniającej kilkadziesiąt osób to często największa pozycja. Porównując z kosztem własnego działu, uwzględnij wynagrodzenia z narzutami, program, sprzęt, szkolenia i zastępstwa. Wyliczenie kosztu jednego etatu krok po kroku pokazujemy we wpisie biuro rachunkowe czy księgowa na etacie. Pełne widełki są na stronie cennik biur rachunkowych, a zakres usług na stronie usługi księgowe.