Obsługa kadrowo-płacowa i outsourcing kadr i płac w biurze dobranym do Twojej firmy
Obsługa kadrowo-płacowa w biurze rachunkowym kosztuje zwykle 50 do 90 PLN netto miesięcznie za pracownika na umowie o pracę, więc firma z ośmioma osobami płaci za kadry 400 do 720 PLN, a razem z księgowością i VAT 680 do 1 220 PLN. Biuro przejmuje listy płac, deklaracje ZUS, zaliczki na podatek, PPK, PIT-11 i akta osobowe, a Ty przekazujesz tylko grafiki, nieobecności i zmiany w zatrudnieniu. Ustaw liczbę pracowników poniżej, zobacz widełki i wyślij jedno zapytanie do biur, które prowadzą kadry i płace w Twojej branży.
Bez opłat dla firm. Twoje dane widzą tylko biura, które sam wybierzesz.
Policz koszt kadr i płac razem z księgowością
Ustawiliśmy typową firmę handlową: podatek liniowy, VAT, 40 dokumentów, 8 pracowników. Zmień liczbę osób, formę i branżę, a wiersz „Kadry i płace” przeliczy się od razu, bez zapisu.
Twój wynik
Uzupełnij formę prawną i liczbę dokumentów albo lokali, a policzymy widełki.
Twój wynik
Te parametry wymagają indywidualnej wyceny. Wyślij zapytanie do biur, a policzą cenę pod Twoją firmę.
do PLN netto miesięcznie
| Twój wynik | Szacowany koszt obsługi |
|---|---|
| Razem |
Czego szukać w biurze
Pytania na pierwszą rozmowę
- Ile firm o mojej formie prawnej i z mojej branży obsługujecie dziś?
- Kto konkretnie będzie prowadził moje sprawy i jak się z nim kontaktuję?
- Do którego dnia miesiąca mam dostarczyć dokumenty?
- Co jest w cenie, a co rozliczacie osobno?
- Jaką sumę ubezpieczenia OC ma biuro?
- W jakim programie prowadzicie księgi i czy mam do niego podgląd?
Do jakich biur wysłać zapytanie
Brief trafi wyłącznie do biur, które obsługują Twoją formę prawną i branżę. Dostanie go najwyżej tyle biur, ile wybierzesz. Po potwierdzeniu adresu dostajesz mailem listę dopasowanych biur z profilami i cenami. Zaznaczasz, które mają dostać brief, najwyżej tyle, ile ustawisz tutaj.
Brief zapytania
Podgląd tekstu, który dostaną biura dopasowane do Twoich parametrów:
Widełki liczymy z typowych stawek rynkowych dla podanych parametrów. Zobacz, jak liczymy widełki.
Co biuro kadrowo-płacowe robi za Ciebie co miesiąc
Outsourcing kadr i płac oznacza, że cała powtarzalna praca przy wynagrodzeniach wychodzi z firmy. Właściciel albo kierownik zostaje przy decyzjach: kogo zatrudnić, ile zapłacić, kiedy dać urlop. Resztę robi biuro według terminów z umowy. W standardowym zakresie są:
- lista płac i paski wynagrodzeń, z nadgodzinami, dodatkami, chorobowym i wynagrodzeniem urlopowym,
- zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS, miesięczne deklaracje rozliczeniowe i raporty imienne,
- zaliczki na podatek dochodowy, PIT-4R i roczne PIT-11 dla każdego pracownika,
- PPK: zapisy, naliczanie wpłat, rezygnacje i ponowny zapis co cztery lata,
- akta osobowe w podziale na części, papierowe albo elektroniczne,
- ewidencja czasu pracy i urlopów, umowy, aneksy, skierowania na badania i zaświadczenia o zatrudnieniu.
Biura różnią się tym, co zostawiają w firmie. Część prowadzi tylko płace, a akta trzyma pracodawca. Część robi pełne kadry razem z umowami i świadectwami pracy. Przed podpisaniem umowy porównaj zakres, a nie tylko stawkę od osoby.
Jak wygląda przejęcie kadr i płac przez biuro
Przejście do nowego biura trwa zwykle jeden pełny miesiąc rozliczeniowy. Najprościej zacząć od pierwszego dnia miesiąca, po zamknięciu poprzedniej listy płac, bo wtedy żadna wypłata nie jest liczona przez dwie osoby naraz. Typowy przebieg wygląda tak:
- Podpisujesz umowę o świadczenie usług i umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.
- Przekazujesz akta osobowe, ostatnie listy płac, karty wynagrodzeń z bieżącego roku, dane do PPK i dostęp do profilu płatnika w ZUS.
- Biuro sprawdza akta i zgłoszenia, wypisuje braki, na przykład nieaktualne badania lekarskie albo szkolenia BHP, i ustala z Tobą kalendarz: do kiedy wysyłasz grafik i nieobecności, do kiedy dostajesz listę płac.
- Pierwsza lista płac idzie do Twojej akceptacji, zanim pieniądze trafią do pracowników.
Gdy poprzednia osoba od kadr odeszła nagle albo dokumenty są niekompletne, biuro zaczyna od przeglądu i uzupełnienia zaległości. To zwykle jednorazowa opłata, o którą warto zapytać od razu. Szczegóły zmiany obsługi w trakcie roku opisujemy we wpisie o tym, jak zmienić biuro rachunkowe bez przerwy w wypłatach.
Biuro kadrowo-płacowe, własna kadrowa czy program
Firma z kilkoma lub kilkudziesięcioma pracownikami ma trzy realne drogi. Każda ma swoje miejsce, więc porównujemy je uczciwie.
| Kryterium | Biuro kadrowo-płacowe | Kadrowa na etacie | Program kadrowo-płacowy |
|---|---|---|---|
| Koszt przy 10 osobach | 500 do 900 PLN netto miesięcznie | pensja, składki pracodawcy, program i szkolenia | abonament programu i czas osoby z firmy |
| Kto liczy płace | specjalista biura | pracownik firmy | ktoś z firmy, zwykle właściciel |
| Zastępstwo na urlop i chorobę | po stronie biura | trzeba je zorganizować | brak |
| Zmiany przepisów | biuro śledzi je na bieżąco | szkolenia na koszt firmy | aktualizacja programu, interpretacja po Twojej stronie |
| Odpowiedzialność za błąd w wyliczeniu | biuro z obowiązkowym ubezpieczeniem OC | firma | firma |
| Kiedy ma sens | od 1 do kilkudziesięciu osób | od kilkuset osób albo gdy kadry łączą się z codziennym zarządzaniem ludźmi | bardzo proste zatrudnienie i czas właściciela |
W praktyce przy kilku do kilkudziesięciu osobach outsourcing płac i kadr wychodzi najtaniej i najpewniej. Duże firmy często wybierają model mieszany: na miejscu jest osoba od spraw pracowniczych i rekrutacji, a biuro liczy płace, deklaracje i PIT-11. Ten sam rachunek dla księgowości pokazujemy na stronie outsourcing księgowości.
Ile kosztuje outsourcing kadr i płac w różnych firmach
Biura liczą kadry od osoby na liście płac. W kalkulatorze używamy stawki 50 do 90 PLN netto za pracownika miesięcznie, a zleceniobiorca kosztuje zwykle mniej, 30 do 60 PLN. Poniżej sześć typowych firm policzonych według tych samych stawek co kalkulator, razem z księgowością, żeby było widać, jaką część abonamentu stanowią kadry.
| Firma | Kadry i płace | Cały abonament, PLN netto miesięcznie |
|---|---|---|
| JDG na ryczałcie z VAT, 20 dokumentów, 2 pracowników | 100 do 180 | 300 do 530 |
| Kilku kierowców w firmie transportowej, liniowy, VAT, 40 dokumentów, 6 osób | 300 do 540 | 610 do 1 140 |
| Restauracja, liniowy, VAT, 60 dokumentów, 5 osób | 250 do 450 | 590 do 1 050 |
| Sklep albo hurtownia, liniowy, VAT, 40 dokumentów, 8 osób | 400 do 720 | 680 do 1 220 |
| Spółka z o.o., 50 dokumentów, 15 osób | 750 do 1 350 | 1 550 do 2 750 |
| Zakład produkcyjny, spółka z o.o., 120 dokumentów, 25 osób | 1 250 do 2 250 | 2 550 do 4 450 |
Przy kilkudziesięciu osobach w jednym zleceniu stawka od pracownika zwykle spada, a przy jednej osobie wiele biur stosuje minimalną opłatę miesięczną. Pozycje płatne osobno, takie jak PFRON, delegacje zagraniczne czy przejęcie zaległej dokumentacji, rozpisaliśmy we wpisie obsługa kadrowo-płacowa cennik. Pełne zasady wyceny księgowości dla każdej formy prawnej są na stronie cennik biur rachunkowych.
Kadry w branżach, gdzie biuro musi znać specyfikę
Lista płac w biurze rachunkowym wygląda podobnie w każdej firmie, dopóki pracownicy nie pracują na zmiany, w delegacji albo na kilku umowach naraz. Wtedy wychodzi doświadczenie biura.
- Transport: kierowcy w międzynarodowym przewozie, diety, ryczałty za noclegi i płaca minimalna kraju, przez który jedzie ciężarówka. Opisujemy to na stronie biuro rachunkowe dla firm transportowych.
- Gastronomia: kelnerzy i kucharze na umowach o pracę i zleceniach, studenci do 26 lat, praca w weekendy i święta. Przykład policzyliśmy na stronie księgowość restauracji.
- Produkcja: dwie albo trzy zmiany, dodatki nocne, równoważny czas pracy i nadgodziny wyliczane z grafiku, czyli to, co opisujemy przy księgowości firmy produkcyjnej.
- IT: programiści na etacie z 50-procentowymi kosztami uzyskania przychodu od pracy twórczej i ewidencją utworów, więcej na stronie księgowość dla IT.
Gdy firma rośnie i co kwartał dochodzi kilka nowych osób, kadry zaczynają się jeszcze przed pierwszym dniem pracy: umowa, badania, szkolenie BHP, zgłoszenie do ZUS w 7 dni. Jeśli szukasz ludzi regularnie, rekrutację pracowników i obsługę kadrową dobrze jest połączyć tak, żeby biuro dostawało dane nowej osoby od razu po podpisaniu umowy.
Jak wybrać biuro do obsługi kadrowo-płacowej
Pięć pytań szybko pokazuje, czy biuro poradzi sobie z Twoją listą płac:
- Ilu pracowników obsługujecie łącznie i w jakim programie kadrowym pracujecie?
- Kto zastępuje specjalistkę kadr na urlopie i jak szybko odpowiadacie na pytania pracowników?
- Do którego dnia miesiąca potrzebujecie grafiku i nieobecności, a kiedy dostanę listę płac?
- Czy prowadzicie e-akta i wysyłacie paski elektronicznie?
- Które czynności są poza stawką od pracownika i ile kosztują?
Większość małych i średnich firm zleca kadry temu samemu biuru, które prowadzi księgowość, bo koszty wynagrodzeń i składek od razu trafiają do ksiąg. Opisz firmę w naszym formularzu i zaznacz liczbę pracowników, a brief trafi do najwyżej 5 biur, które prowadzą kadry i płace w Twojej branży. Wyceny porównasz w jednym miejscu.
Obsługa kadrowo-płacowa kosztuje w biurze rachunkowym zwykle 50 do 90 PLN netto miesięcznie za pracownika na umowie o pracę i 30 do 60 PLN za zleceniobiorcę. Firma z 10 osobami płaci więc 500 do 900 PLN miesięcznie. Przy jednej osobie wiele biur stosuje minimalną opłatę, a przy kilkudziesięciu stawka spada.
Obejmuje listę płac i paski, zgłoszenia oraz deklaracje ZUS, zaliczki na podatek, PIT-4R i PIT-11, PPK, akta osobowe, ewidencję czasu pracy i urlopów oraz umowy i aneksy. Zakres różni się między biurami, dlatego przed podpisaniem umowy sprawdź, czy świadectwa pracy i akta są w stawce.
Przy kilku do kilkudziesięciu pracownikach zwykle tak. Biuro przy 20 osobach kosztuje 1 000 do 1 800 PLN netto miesięcznie, czyli mniej niż etat specjalisty z programem, szkoleniami i zastępstwem na urlop. Własny dział zaczyna się opłacać przy kilkuset osobach.
Większość biur rachunkowych prowadzi kadry i płace razem z księgowością i wycenia je od liczby pracowników. Są też biura kadrowo-płacowe, które robią wyłącznie płace. W naszym formularzu zaznaczasz liczbę osób, a zapytanie trafia tylko do biur, które kadry prowadzą.
Wobec ZUS, urzędu skarbowego i pracowników odpowiada pracodawca. Biuro odpowiada wobec Ciebie za błędy w swoich wyliczeniach na zasadach z umowy i ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Dlatego umowa powinna jasno opisywać terminy i to, kto przekazuje jakie dane.
Tak. Część biur prowadzi tylko listy płac, deklaracje ZUS i PIT-11, a księgowość zostaje u innej firmy albo w Twoim dziale. Wtedy biuro co miesiąc przekazuje zestawienie wynagrodzeń i składek do zaksięgowania. Opisz to w uwagach do zapytania, a biura wycenią sam zakres płac.
Znajdź biuro, które przejmie kadry i płace od przyszłego miesiąca
Opisz firmę: formę, liczbę pracowników i zleceniobiorców, pracę zmianową, branżę. Brief trafi do najwyżej 5 biur, które sam wybierzesz, a wyceny porównasz w jednym miejscu. Bez opłat dla firm.