Biuro rachunkowe dla firm transportowych: księgowość firmy transportowej i ceny obsługi

Przewoźnik z trzema ciągnikami generuje w miesiącu więcej problemów księgowych niż niejedna spółka z kilkudziesięcioma pracownikami biurowymi. Dokumentów nie jest wcale tak dużo. Kłopot w tym, że prawie każdy z nich dotyczy innego kraju, innej waluty albo innego przepisu. Biuro, które widzi transport pierwszy raz, zwykle robi jedną z dwóch rzeczy: liczy za dużo, bo boi się ryzyka, albo liczy tanio i myli się przy wynagrodzeniach kierowców.

• Wynagrodzenia kierowców w przewozach międzynarodowych rozliczane według Pakietu Mobilności, z wirtualnymi dietami zamiast klasycznej podróży służbowej.
• Faktury za paliwo, opłaty drogowe i myto z wielu krajów, często zbiorczo z karty paliwowej, w euro, koronach albo forintach.
• Sprzedaż usług transportowych z różnym miejscem opodatkowania VAT, zależnie od tego, kto zleca przewóz i skąd.
• Zwrot zagranicznego VAT od paliwa i opłat w procedurze VAT-REF, z twardym terminem raz w roku.
• Leasing ciągników, naczep i busów, amortyzacja taboru, ubezpieczenia OC przewoźnika i kary od kontroli drogowych.
• Kadry powiązane z tachografem: czas pracy, odpoczynki, dyżury i minimalne wynagrodzenie kraju, w którym kierowca wykonuje przewóz.

Od 2 lutego 2022 roku kierowca w transporcie międzynarodowym nie jest w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Klasyczne diety zagraniczne zastąpił mechanizm nazywany wirtualną dietą: zwolnienie z PIT równowartości 20 euro za każdy dzień pobytu za granicą oraz, przy spełnieniu warunku wysokości wynagrodzenia, wyłączenie z podstawy składek ZUS równowartości 60 euro za dzień. Do tego dochodzi delegowanie kierowców do krajów UE, gdzie trzeba pilnować wynagrodzenia minimalnego państwa przyjmującego i zgłoszeń w systemie IMI.

Dla biura oznacza to co miesiąc: odczyt dni za granicą z tachografu albo ewidencji tras, przeliczenie kursów euro, osobne liczenie przejazdów tranzytowych, dwustronnych i kabotażu oraz poprawne listy płac. Błąd powtarza się w każdym miesiącu i przy kontroli ZUS wychodzi naraz za kilka lat. Dlatego przy wyborze biura zadaj wprost pytanie, ilu kierowców międzynarodowych biuro rozlicza dziś i w jakim programie.

Kierowca w transporcie krajowym nadal jeździ w podróży służbowej, więc dostaje diety krajowe i ryczałty za nocleg. Jeśli masz obie grupy kierowców, biuro musi prowadzić dwa różne rozliczenia i przypisać każdy kurs do właściwej.

Usługa przewozu towarów dla polskiego zleceniodawcy na trasie międzynarodowej może korzystać ze stawki 0 procent, pod warunkiem że firma ma dokumenty potwierdzające wywóz albo przywóz. Przewóz dla firmy z innego kraju UE ma zwykle miejsce opodatkowania w kraju zleceniodawcy, więc faktura idzie bez polskiego VAT z adnotacją o odwrotnym obciążeniu i trafia do informacji podsumowującej. Zlecenia z giełd transportowych mieszają oba przypadki w jednym miesiącu, a każde wymaga innego zapisu w JPK.

Paliwo tankowane za granicą ma w cenie VAT kraju tankowania. Tego podatku nie odliczasz w polskiej deklaracji, ale możesz go odzyskać przez wniosek VAT-REF składany w polskim urzędzie skarbowym. Termin to 30 września roku następującego po roku zakupu. Przy kilku ciągnikach to często kilkanaście tysięcy złotych rocznie, które przepadają, gdy biuro o nich nie pamięta.

Forma opodatkowania przewoźnika

Przychody z przewozu ładunków taborem o ładowności powyżej 2 ton mogą być opodatkowane ryczałtem 5,5 procent. Ryczałt opłaca się przy niskich kosztach, a transport ma koszty wysokie: paliwo, leasing, opony, serwis. Dlatego wielu przewoźników wybiera podatek liniowy albo spółkę z o.o. Dobre biuro liczy to na Twoich liczbach z ostatnich 12 miesięcy, zanim zaproponuje zmianę, bo formę opodatkowania zmienia się raz w roku.

Cena zależy od formy prawnej, liczby dokumentów i liczby kierowców na umowie. Do ceny księgowości biura doliczają za branżę transportową zwykle 10 do 20 procent. Poniżej trzy typowe przypadki policzone według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.

W drugim przykładzie składa się to tak: księgowość na KPiR 230 do 400 PLN, VAT i JPK 50 do 100 PLN, kadry i płace dwóch kierowców 100 do 180 PLN, dopłata za branżę 30 do 100 PLN. Pełne zasady wyceny dla wszystkich form prawnych opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych, a rozbicie kosztów krok po kroku we wpisie ile kosztuje biuro rachunkowe.

Osobno biura liczą zwykle wniosek VAT-REF, deklaracje delegowania w IMI i obsługę kontroli z inspekcji transportu drogowego. Zapytaj o te pozycje przed podpisaniem umowy, bo to one najczęściej zmieniają kwotę na fakturze.

Zanim wyślesz dokumenty, zadaj biuru pytania, które szybko pokazują, czy zna transport od środka:

• Ilu przewoźników obsługujecie i ilu kierowców międzynarodowych rozliczacie co miesiąc?
• W jakim programie liczycie wynagrodzenia kierowców i skąd bierzecie dni pobytu za granicą?
• Czy składacie wnioski VAT-REF i czy są w cenie abonamentu?
• Jak rozliczacie faktury zbiorcze z kart paliwowych w obcych walutach?
• Kto przygotowuje zgłoszenia delegowania kierowców i kto odpowiada za błędy w nich?
• Czy przejmiecie księgi w trakcie roku i ile to kosztuje?

Jeśli obecne biuro nie radzi sobie z kierowcami, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach. Przewoźnicy działający jako spółka znajdą więcej na stronie księgowość spółki z o.o., a kierowcy na własnej działalności na stronie księgowość dla JDG.

Firmy transportowe czekają na zapłatę od zleceniodawców często 60 dni i dłużej, a paliwo i raty leasingu trzeba płacić od razu. Część przewoźników sprzedaje wtedy wystawione faktury, żeby odzyskać gotówkę wcześniej, i porównuje oferty na giełdzie faktur. Biuro powinno wiedzieć o takiej umowie, bo zmienia ona sposób księgowania rozrachunków z odbiorcą.