Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku
Tak. Przepisy nie wiążą firmy z biurem na rok podatkowy. Księgi prowadzi się w sposób ciągły, a nowe biuro kontynuuje je od miesiąca, w którym przejmuje obsługę. Ograniczenia wynikają wyłącznie z umowy podpisanej z obecnym biurem.
Zanim wyślesz wypowiedzenie, sprawdź w umowie trzy rzeczy:
- okres wypowiedzenia, zwykle jeden albo trzy miesiące, liczony najczęściej na koniec miesiąca kalendarzowego
- za jaki ostatni miesiąc obecne biuro sporządza rozliczenia i deklaracje
- jak wygląda przekazanie dokumentów po rozwiązaniu umowy i czy biuro pobiera za nie dodatkową opłatę
Wypowiedzenie wyślij na piśmie albo mailem, zgodnie z tym, co przewiduje umowa, i poproś o potwierdzenie daty zakończenia współpracy.
Jeśli umowa ma długi okres wypowiedzenia, a współpraca naprawdę się nie układa, możesz spróbować porozumieć się ze starym biurem co do wcześniejszego zakończenia. Wiele biur woli rozstać się szybciej niż przez trzy miesiące obsługiwać niezadowolonego klienta. Porozumienie też spisz, razem z datą ostatniego rozliczanego okresu.
Najlepszy moment na zmianę biura
Najprościej zmienić biuro po zamknięciu miesiąca albo kwartału, gdy wszystkie deklaracje za ten okres są już złożone. Wtedy granica odpowiedzialności jest jasna: stare biuro rozlicza okres do dnia X, nowe od dnia X.
Są też momenty, których lepiej unikać:
- pierwsze miesiące roku, gdy biuro zamyka poprzedni rok, przygotowuje zeznania roczne i sprawozdanie finansowe
- tuż przed terminem sprawozdania finansowego spółki, jeśli nie masz pewności, kto je sporządzi
- okres kontroli podatkowej, bo dokumenty są wtedy w ciągłym obiegu
Jeśli musisz zmienić biuro właśnie w takim okresie, ustal na piśmie, kto odpowiada za zamknięcie roku. Najczęściej robi to stare biuro, bo to ono prowadziło księgi przez cały rok.
Zmiana od pierwszego dnia miesiąca ma jeszcze jedną zaletę: wszystkie dokumenty z danego okresu są w jednym miejscu. Przy zmianie w połowie miesiąca część faktur trafia do starego biura, część do nowego, i łatwo o fakturę, której nie zaksięgował nikt.
Co stare biuro musi przekazać nowemu
Dokumenty firmy należą do firmy, a nie do biura. Obecne biuro ma obowiązek je oddać po zakończeniu współpracy. Poproś o komplet i o protokół przekazania, w którym każda pozycja jest wymieniona z nazwy i okresu.
- księgi rachunkowe albo podatkowa księga przychodów i rozchodów, w wersji elektronicznej, z obrotami i saldami na dzień przekazania
- ewidencje VAT, pliki JPK i złożone deklaracje z potwierdzeniami wysłania
- rejestr środków trwałych i wartości niematerialnych z planem amortyzacji
- dokumentacja kadrowa i płacowa, listy płac, deklaracje ZUS i PIT pracowników
- rozrachunki z kontrahentami, urzędem skarbowym i ZUS
- korespondencja z urzędami i informacja o toczących się sprawach
- oryginały dokumentów papierowych, jeśli biuro je przechowywało
Pamiętaj, że dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Po przekazaniu to Ty albo nowe biuro odpowiadacie za ich przechowanie.
Pełnomocnictwa, dostęp do KSeF i dane osobowe
Nowe biuro nie wyśle żadnej deklaracji bez upoważnień. Zadbaj o nie przed pierwszym terminem, który przypada na nowe biuro, a nie w dniu tego terminu.
- odwołaj pełnomocnictwa starego biura w urzędzie skarbowym i w ZUS, a nowemu biuru udziel nowych
- w KSeF odbierz uprawnienia staremu biuru i nadaj je nowemu, żeby mogło pobierać Twoje faktury zakupowe i wystawiać sprzedażowe, jeśli to robi
- zmień dostęp do bankowości w trybie podglądu, jeśli biuro pobierało wyciągi
- podpisz z nowym biurem umowę powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO, bo biuro będzie przetwarzać dane Twoich pracowników
Po zmianie uprawnień w KSeF poproś stare biuro o potwierdzenie, że nie ma już dostępu. To prosta kontrola, a chroni dane Twoich kontrahentów. Więcej o KSeF w pracy biura przeczytasz we wpisie KSeF a biuro rachunkowe.
Harmonogram przejęcia krok po kroku
Całe przejęcie da się zamknąć w jednym okresie wypowiedzenia. Przy wypowiedzeniu miesięcznym i zmianie od początku kolejnego miesiąca plan wygląda zwykle tak:
| Krok | Kto | Kiedy |
|---|---|---|
| Wybór nowego biura i podpisanie umowy | firma | przed wysłaniem wypowiedzenia |
| Wypowiedzenie umowy staremu biuru | firma | zgodnie z okresem wypowiedzenia |
| Ustalenie ostatniego okresu rozliczanego przez stare biuro | firma i oba biura | w tygodniu wypowiedzenia |
| Pełnomocnictwa w urzędzie, ZUS i uprawnienia w KSeF | firma | przed pierwszym terminem nowego biura |
| Protokół przekazania ksiąg i dokumentów | stare biuro | po złożeniu ostatnich deklaracji |
| Sprawdzenie sald otwarcia i rozrachunków | nowe biuro | w pierwszym miesiącu obsługi |
Najważniejszy jest pierwszy wiersz. Nowe biuro wybierz, zanim wypowiesz starą umowę. Inaczej zostaniesz z końcem okresu wypowiedzenia i bez nikogo, kto złoży następną deklarację.
Przez cały okres przejęcia przekazuj dokumenty zgodnie z ustaleniem: do starego biura te za okresy, które ono rozlicza, do nowego te od dnia przejęcia. Najprościej założyć osobny folder na każdy okres i poinformować o dacie zmiany osobę, która u Ciebie zbiera faktury. Gdy korzystasz z KSeF, faktury są w systemie niezależnie od biura, więc ryzyko zgubienia dokumentu kosztowego jest mniejsze niż przy obiegu papierowym.
Najczęstsze problemy przy zmianie biura
Przejęcie ksiąg rzadko idzie bez żadnej niespodzianki. Oto sytuacje, które zdarzają się najczęściej, i sposób na każdą z nich.
- Stare biuro zwleka z wydaniem dokumentów. Wyślij pisemne wezwanie z terminem i powołaj się na umowę. Dokumenty są własnością firmy.
- Salda w księgach nie zgadzają się z bankiem albo z urzędem. Nowe biuro powinno to wykazać w pierwszym miesiącu, a za błędy z okresu obsługi odpowiada poprzednie biuro i jego ubezpieczenie OC.
- Program księgowy nowego biura nie przyjmuje eksportu. Wtedy nowe biuro wprowadza bilans otwarcia na dzień przejęcia, a wcześniejsze okresy zostają w dokumentacji starego biura.
- Brakuje dokumentów kosztowych. Faktury z KSeF da się pobrać ponownie, ale dokumenty spoza systemu trzeba odtworzyć u kontrahentów.
Zapytaj nowe biuro, czy przejęcie ksiąg jest w cenie miesięcznej, czy liczy je osobno. Typowe ceny obsługi po zmianie znajdziesz we wpisie ile kosztuje biuro rachunkowe.
Dobrą praktyką jest też krótkie spotkanie albo rozmowa obu biur, zwłaszcza przy spółce z o.o. albo firmie z pracownikami. Kwadrans rozmowy o otwartych sprawach, zaległych korektach i terminach często oszczędza tygodnie korespondencji.
Jak nie trafić drugi raz na złe biuro
Zmiana biura to dobry moment, żeby dokładnie opisać, czego oczekujesz. Spisz, co nie działało u poprzedniego biura: terminy, kontakt, brak wiedzy o Twojej branży, dopłaty spoza umowy. Z tej listy zrób pytania do nowych biur. Pełny zestaw pytań przed podpisaniem umowy znajdziesz we wpisie jak wybrać biuro rachunkowe.
Przy zmianie w trakcie roku zapytaj też wprost, ile biuro ma doświadczenia z przejmowaniem ksiąg w połowie okresu i ile trwa u niego wdrożenie nowego klienta.