KSeF a biuro rachunkowe: co musi umieć księgowa obsługująca Twoją firmę

Co KSeF zmienia w pracy biura rachunkowego

Faktura ustrukturyzowana to plik z danymi, a nie obrazek. Dla biura oznacza to mniej przepisywania i mniej zgubionych dokumentów, ale też nowe obowiązki po stronie organizacji pracy.

• faktury zakupowe biuro pobiera z KSeF, zamiast czekać, aż klient je prześle
• faktury sprzedażowe są w systemie od chwili wystawienia, więc biuro widzi sprzedaż na bieżąco
• data przydzielenia numeru KSeF ma znaczenie dla dokumentu, więc biuro musi ją rozumieć przy rozliczeniach
• korekty wystawia się w KSeF jako faktury korygujące, a nie przez wymianę papierowych not
• dokumenty spoza KSeF nadal istnieją: paragony, faktury zagraniczne, rachunki od osób prywatnych, wyciągi bankowe

Dobre biuro łączy oba strumienie w jeden obieg. Faktury z KSeF trafiają do programu księgowego automatycznie, a resztę dokumentów przekazujesz tak jak dotąd.

W praktyce zmienia się też rytm pracy. Przy papierowym obiegu biuro dostawało dokumenty raz w miesiącu i wszystko księgowało na koniec. Przy KSeF faktury są dostępne od razu, więc biuro może księgować na bieżąco i wcześniej podać Ci kwotę VAT i zaliczki na podatek. To realna korzyść, ale tylko wtedy, gdy biuro faktycznie tak pracuje, a nie pobiera faktury raz w miesiącu w ostatnim tygodniu przed terminem.

Uprawnienia w KSeF: co firma daje biuru

Biuro nie widzi Twoich faktur w KSeF, dopóki mu na to nie pozwolisz. Uprawnienia nadaje firma, a zakres zależy od tego, co biuro ma robić.

• dostęp do odczytu i pobierania faktur, żeby biuro księgowało zakupy i sprzedaż
• uprawnienie do wystawiania faktur, jeśli biuro wystawia je w Twoim imieniu
• zarządzanie uprawnieniami zostaw w firmie, nie przekazuj go biuru

Ustal z biurem, kto nadaje uprawnienia i kto odpowiada za ich odebranie po zakończeniu współpracy. Przy zmianie biura to jeden z pierwszych kroków, o czym piszemy we wpisie zmiana biura rachunkowego.

Uprawnienia można nadać całemu biuru albo konkretnym osobom. Nadanie ich biuru jako firmie jest wygodniejsze, bo przy zmianie księgowej w biurze nie musisz niczego zmieniać. Nadanie konkretnej osobie daje większą kontrolę nad tym, kto widzi Twoje faktury. Wybór zależy od tego, jak duże jest biuro i jak często zmieniają się w nim osoby prowadzące. W obu przypadkach zapisz w umowie, kto po stronie biura ma dostęp do KSeF i jak biuro chroni te dane. Faktury zawierają dane Twoich kontrahentów, a biuro odpowiada za nie tak samo jak za dokumenty papierowe.

Co musi umieć księgowa obsługująca Twoją firmę

KSeF nie wymaga od księgowej nowych uprawnień zawodowych, tylko praktyki. Oto co warto sprawdzić przed podpisaniem umowy:

• pobieranie faktur z KSeF do programu księgowego, bez ręcznego przepisywania
• uzgadnianie faktur z KSeF z płatnościami na wyciągu i z dokumentami spoza systemu
• rozliczanie faktur korygujących i faktur zaliczkowych wystawionych w KSeF
• postępowanie przy awarii albo niedostępności systemu, gdy faktura trafia do KSeF z opóźnieniem
• rozpoznanie, które dokumenty w Twojej branży zostają poza KSeF, na przykład faktury od kontrahentów zagranicznych

To ostatnie jest szczególnie ważne w e-commerce. Sklep internetowy ma prowizje platform, bramki płatnicze i sprzedaż do konsumentów, więc duża część dokumentów to paragony i dokumenty zagraniczne. Szerzej o tym we wpisie księgowość sklepu internetowego.

Podobnie w budownictwie, gdzie faktury objęte obowiązkową podzielną płatnością wymagają uważnego sprawdzenia, i w usługach medycznych, gdzie część sprzedaży jest zwolniona z VAT. Im bardziej nietypowa branża, tym ważniejsze, żeby biuro znało nie tylko KSeF, ale też to, co w Twoich fakturach wymaga dodatkowej uwagi.

Program księgowy i integracja z KSeF

To, jak biuro poradzi sobie z KSeF, w dużej mierze zależy od programu, w którym prowadzi księgi. Program z integracją pobiera faktury automatycznie i dopasowuje je do kontrahentów. Program bez integracji oznacza pobieranie plików ręcznie, a to wraca do pracy, którą KSeF miał skrócić.

Jeśli sam wystawiasz faktury w programie do fakturowania, zapytaj też, czy biuro widzi je na bieżąco, czy dopiero po zamknięciu miesiąca. Bieżący dostęp pozwala biuru wcześniej wyłapać błędy w danych nabywcy albo w stawce VAT, zanim faktura pójdzie do kontrahenta i trzeba będzie ją korygować.

Zapytaj też, czy masz podgląd do ksiąg w programie biura. Przy fakturach z KSeF podgląd pokazuje, które faktury kosztowe biuro już zaksięgowało, a które czekają na Twoje wyjaśnienie, na przykład gdy nie wiesz, czego dotyczy faktura od nowego dostawcy. Zamiast maili z listą pytań na koniec miesiąca masz jedną listę do przejrzenia w kilka minut.

Pytania o KSeF, które warto zadać biuru

Te pytania szybko pokażą, czy biuro pracuje już w nowym obiegu, czy dopiero się do niego przymierza.

• Jak pobieracie moje faktury zakupowe z KSeF i jak często?
• Jakie uprawnienia w KSeF mam Wam nadać i kto je odbierze po zakończeniu współpracy?
• Co robicie z fakturą, którą widzicie w KSeF, a której nie było w moich kosztach?
• Jak postępujecie, gdy KSeF jest niedostępny w dniu wystawienia faktury?
• Czy obsługa KSeF zmienia cenę, czy jest w cenie miesięcznej?

Pozostałe pytania przed umową, o cenę, terminy, OC i RODO, zebraliśmy we wpisie jak wybrać biuro rachunkowe.

Czy KSeF zmienia cenę biura rachunkowego

KSeF sam w sobie nie jest osobną usługą. Biura doliczają go zwykle do obsługi miesięcznej, a o cenie dalej decydują forma prawna, VAT, liczba dokumentów, pracownicy i branża. Mniej ręcznej pracy przy fakturach może nawet ograniczyć wzrost ceny przy rosnącej liczbie dokumentów. Aktualne widełki dla każdej formy prawnej znajdziesz na stronie cennik biur rachunkowych.

W Topksiegowi doświadczenie z e-fakturami w KSeF jest jedną z kompetencji, którą zaznaczasz jako wymaganą. Biura widzą ją w briefie i odpowiadają na nią w wycenie.

Porównując oferty, patrz więc nie tylko na kwotę, ale na to, jak biuro opisuje obieg faktur. Konkretna odpowiedź, jak często pobiera faktury z KSeF i kiedy podaje Ci kwoty podatków, mówi o jakości obsługi więcej niż różnica kilkudziesięciu złotych w cenie.