Księgowość dla JDG i usługi księgowe ryczałt z cennikiem biur i zakresem obsługi

Forma opodatkowania decyduje, jaką ewidencję prowadzi biuro i ile ma przy niej pracy.

Przy ryczałcie biuro nie księguje kosztów, bo podatek liczy się od przychodu. Dlatego to najtańsza obsługa. Przy KPiR każda faktura kosztowa ma znaczenie dla podatku, a biuro musi ocenić, czy wydatek jest kosztem, rozliczyć samochód, amortyzację i odliczenia.

Kiedy wystarczą usługi księgowe ryczałt

Usługi księgowe na ryczałcie to dobre rozwiązanie dla programistów, konsultantów, projektantów i innych usługodawców, którzy mają kilka faktur sprzedaży miesięcznie i niewiele kosztów. Limit ryczałtu to 2 mln euro przychodu rocznie, a stawka zależy od rodzaju działalności. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, obsługa sprowadza się do ewidencji przychodów, wyliczenia ryczałtu, składki zdrowotnej i rocznego zeznania. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa co roku, więc warto poprosić biuro o porównanie przed jej wyborem. Ceny dla dziesięciu typowych jednoosobowych firm i stawki ryczałtu dla poszczególnych zawodów są w tabelach niżej. Stawkę 12 procent, IP Box i ceny obsługi programistów na B2B rozkładamy we wpisie księgowość dla programisty. Lekarze na kontrakcie rozliczają się ryczałtem 14 procent i zwykle bez VAT, a ich ceny obsługi opisujemy na stronie księgowość dla lekarzy. Twórcy internetowi z wypłatami z zagranicznych platform i barterem mają dodatkowo VAT-UE i wycenę produktów, o czym piszemy we wpisie księgowość dla twórców internetowych. Właściciele salonów fryzjerskich i kosmetycznych, z kasą, voucherami i wynajmowanymi stanowiskami, znajdą odpowiedzi we wpisie o księgowości salonu kosmetycznego i fryzjerskiego. Prowadzisz agencję i refakturujesz media klientom? Ryczałt liczy się od całej refaktury, dlatego zobacz księgowość agencji marketingowej. Adwokat albo radca prowadzący praktykę indywidualną znajdzie osobne wskazówki we wpisie o księgowości kancelarii adwokackiej.

Księgowa bierze za prowadzenie jednoosobowej firmy zwykle 150 do 250 PLN netto miesięcznie na ryczałcie bez VAT i 250 do 450 PLN przy KPiR z VAT. Każdy pracownik dokłada 50 do 90 PLN. O cenie decydują forma opodatkowania, VAT i liczba dokumentów, a branża i miasto przesuwają ją już tylko o kilkadziesiąt złotych. Poniżej dziesięć typowych firm policzonych według tych samych stawek, których używa kalkulator, w PLN netto miesięcznie, bez jednorazowych opłat.

Gabinet medyczny ma dopłatę 10 do 20 procent za kilka stawek VAT i zwolnienia, stąd wyższa cena przy tej samej liczbie dokumentów. W ostatnim wierszu dochodzi dopłata za budownictwo, bo podzielna płatność i różne stawki VAT wymagają od biura więcej pracy. Spółki, fundacje i pełną księgowość porównujemy na stronie cennik biur rachunkowych.

Ile kosztuje księgowa miesięcznie, a ile rocznie?

Miesięcznie typowa JDG płaci 150 do 500 PLN netto, czyli rocznie 1 800 do 6 000 PLN netto plus 23 procent VAT, jeśli sama nie odlicza VAT. Opłata za biuro jest kosztem firmy na skali i podatku liniowym, więc realnie płacisz mniej o podatek i część składki zdrowotnej. Na ryczałcie kosztów się nie odlicza, a VAT z faktury biura odliczysz tylko jako czynny podatnik VAT.

Biuro nie bierze więcej za stawkę 12 procent niż za 8,5 procent, ale ma obowiązek przypisać właściwą stawkę do każdego przychodu. Błąd w tym miejscu kosztuje firmę więcej niż cały roczny abonament, bo urząd skarbowy dolicza różnicę z odsetkami. Najczęstsze stawki u klientów biur:

Gdy firma ma przychody z kilku rodzajów działalności, biuro prowadzi ewidencję z podziałem na stawki. Sprawdź, czy oferta to obejmuje, zwłaszcza jeśli łączysz na przykład usługi z wynajmem albo programowanie ze szkoleniami.

Kiedy biuro powinno zaproponować zmianę formy

Ryczałt opłaca się przy niskich kosztach, na przykład w usługach, IT i medycynie. Przestaje się opłacać, gdy rosną koszty (wynajem biura, samochód, pracownicy, zakup towaru) albo gdy przychód zbliża się do górnego progu składki zdrowotnej. Dobre biuro raz w roku, przed 20 lutego, porównuje ryczałt z podatkiem liniowym i skalą na Twoich liczbach. Przejście z ryczałtu na KPiR podnosi cenę obsługi, bo dochodzi księgowanie kosztów i remanent: ta sama firma z 40 dokumentami i VAT zapłaci za KPiR na podatku liniowym 280 do 500 PLN zamiast 260 do 450 PLN.

• Prowadzenie ewidencji przychodów albo KPiR.
• Deklaracje VAT i pliki JPK, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.
• Wyliczenie zaliczek na podatek i składek ZUS, w tym składki zdrowotnej.
• Ewidencja środków trwałych i wyposażenia.
• Roczne zeznanie podatkowe z działalności.
• Przypomnienia o terminach i kwotach do zapłaty.

Przy porównywaniu ofert zwróć uwagę na limit dokumentów w pakiecie. Biuro, które w abonamencie ma 20 dokumentów, a Ty w dobrych miesiącach masz ich 40, policzy dopłatę, więc najtańsza oferta na papierze nie zawsze jest najtańsza w praktyce. Zapytaj też, czy biuro liczy paragony i wyciągi bankowe jako dokumenty, bo zasady różnią się między biurami.

Poza abonamentem zwykle są: rozliczenie roczne z małżonkiem i ulgami spoza działalności, kadry i płace, korekty za okresy z poprzedniego biura i odpowiedzi na wezwania urzędów.

Co zwykle jest płatne osobno

• Korekty deklaracji za okres sprzed współpracy i uzupełnianie zaległości.
• Reprezentacja przy kontroli skarbowej albo ZUS.
• Wnioski o dotacje, kredyty i zaświadczenia z danymi finansowymi.
• PIT małżonka albo rozliczenie najmu prywatnego, jeśli prowadzi je to samo biuro.
• Dokumenty dostarczone po terminie z umowy, na przykład w dniu wysyłki JPK.

Biuro, które pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, ma mniej pracy z przepisywaniem i zwykle nie dolicza za to nic. Jeśli wystawiasz faktury w programie do faktur zintegrowanym z KSeF, księgowa widzi sprzedaż od razu i nie czeka na Twoją paczkę dokumentów.

Prosty ryczałt bez VAT można prowadzić samemu w programie do fakturowania. Biuro zaczyna się opłacać, gdy pojawia się VAT, kilka rodzajów kosztów, samochód w firmie, sprzedaż za granicę albo pierwszy pracownik. Wtedy jeden błąd w deklaracji kosztuje więcej niż kilka miesięcy abonamentu. Biuro rachunkowe ma obowiązkowe ubezpieczenie OC, więc za błąd, który samo popełni, odpowiada na zasadach z umowy.

Biuro rachunkowe czy księgowa na własny rachunek

Samodzielna księgowa prowadząca kilkudziesięciu klientów często bierze kilkadziesiąt złotych mniej niż biuro. W zamian zwykle nie ma zastępstwa na urlop i chorobę, a odpowiedzi w terminie zależą od jednej osoby. Biuro z kilkoma księgowymi kosztuje trochę więcej, ale zespół przejmuje sprawy nawzajem. Dla JDG bez pracowników i z prostymi sprawami samodzielna księgowa sprawdza się dobrze. Gdy masz VAT, pracowników albo klientów z zagranicy, bezpieczniej wybrać biuro z kilkoma osobami.

Kiedy JDG przestaje być prosta

• Sprzedajesz przez internet do konsumentów w innych krajach UE powyżej 10 000 euro rocznie i wchodzisz w OSS.
• Zatrudniasz pierwszą osobę na umowie o pracę albo zlecenie.
• Przychody zbliżają się do 2 mln euro: po przekroczeniu tego progu od kolejnego roku obowiązuje pełna księgowość, co opisujemy na stronie pełna księgowość.
• Rozważasz przekształcenie w spółkę, o czym więcej na stronie księgowość spółki z o.o..
• Wchodzisz ze wspólnikiem w spółkę cywilną: księga jest jedna, ale PIT i ZUS każdy liczy osobno (ceny we wpisie księgowość spółki cywilnej).

Obowiązek wystawiania e-faktur obejmuje także jednoosobowe działalności. Najmniejsi podatnicy, ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie, mają czas do 1 stycznia 2027, pozostali wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026. Biuro, które pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, oszczędza Ci wysyłania plików co miesiąc. Wiele biur dla JDG działa w pełni zdalnie, co opisujemy na stronie księgowa online.

Sama cena nic nie mówi, dopóki nie wiesz, co w niej jest. Przed podpisaniem umowy zadaj te pytania:

• Ile dokumentów obejmuje abonament i ile kosztuje każda kolejna dziesiątka?
• Czy roczne zeznanie (PIT-28, PIT-36 albo PIT-36L) i rozliczenie składki zdrowotnej są w cenie?
• Czy przypisujecie stawkę ryczałtu do każdej faktury i pilnujecie progów składki zdrowotnej?
• Do którego dnia przekazuję dokumenty i kiedy dostaję kwotę podatku do zapłaty?
• Kto odpowiada za błąd biura w deklaracji i do jakiej kwoty jest polisa OC?
• Ile kosztuje przejęcie ewidencji w trakcie roku?

Biuro wyceni JDG dokładniej, gdy dostanie liczby zamiast ogólnego opisu: średnią liczbę faktur sprzedaży i zakupu z ostatnich trzech miesięcy, informację o VAT, liczbę osób na umowach, przychód od początku roku i listę rodzajów sprzedawanych usług. Część biur liczy jednorazową opłatę za przejęcie, zwykle równą jednemu abonamentowi, inne robią to w cenie przy umowie na rok. Jak przenieść księgi bez przerwy w rozliczeniach, opisujemy we wpisie zmiana biura rachunkowego.