Ile kosztuje księgowość programisty na B2B
Biura wyceniają jednoosobową działalność programisty tak samo jak każdą inną JDG: według formy opodatkowania, VAT i liczby dokumentów. Różnica polega na tym, że programista ma mało dokumentów, a dużo pytań. Poniższe widełki liczymy według tych samych stawek, których używa nasz kalkulator wyceny.
| Programista na B2B | Widełki PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Ryczałt 12%, VAT, jeden klient w Polsce, do 20 dokumentów | 200 do 350 |
| Podatek liniowy, VAT, do 30 dokumentów (sprzęt, leasing auta, szkolenia) | 250 do 450 |
| Podatek liniowy z IP Box, VAT, do 30 dokumentów | 250 do 450 plus ewidencja IP Box według cennika biura |
| Spółka z o.o. programisty albo małego software house'u, do 50 dokumentów | 800 do 1 400 |
Tanie pakiety za 100 do 150 PLN istnieją, ale zwykle mają limit 10 dokumentów, nie obejmują pomocy przy zmianie formy opodatkowania i nie prowadzą ewidencji IP Box. Gdy w dobrym miesiącu kupisz laptop, monitor, licencje i bilet na konferencję, limit się kończy i zaczynają się dopłaty. Przy porównywaniu ofert licz więc cenę za swój realny rok, a nie za najspokojniejszy miesiąc. Pełne zasady wyceny opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych.
Ryczałt 12 procent, liniowy czy IP Box: co wybiera programista
Forma opodatkowania wpływa na podatek bardziej niż na cenę biura, ale od niej zależy, ile pracy ma księgowa i czy da się skorzystać z IP Box.
| Forma | Podatek | Kiedy się opłaca | Ewidencja |
|---|---|---|---|
| Ryczałt | 12% od przychodu przy tworzeniu i doradztwie w zakresie oprogramowania (część usług IT ma 8,5% albo 15%) | niskie koszty, wysoka stawka godzinowa | ewidencja przychodów |
| Podatek liniowy | 19% od dochodu plus 4,9% składki zdrowotnej | wysokie koszty: sprzęt, leasing, podwykonawcy | podatkowa księga przychodów i rozchodów |
| Liniowy albo skala z IP Box | 5% od dochodu kwalifikowanego z praw własności intelektualnej | programista tworzy i przenosi prawa autorskie do kodu | KPiR plus osobna ewidencja IP Box |
| Skala podatkowa | 12% i 32% powyżej 120 000 PLN dochodu | niskie dochody, rozliczenie z małżonkiem | podatkowa księga przychodów i rozchodów |
Stawka ryczałtu zależy od kodu PKWiU usługi, a nie od tego, jak nazwiesz swoją pracę w umowie. Programowanie i doradztwo w zakresie oprogramowania to zwykle 12 procent, ale utrzymanie systemów czy usługi hostingu mogą mieć inną stawkę. Zanim podpiszesz umowę z klientem, niech biuro sprawdzi opis usługi, bo błędna stawka ryczałtu wychodzi dopiero przy kontroli.
IP Box: co musi zrobić biuro i ile to kosztuje
IP Box pozwala zapłacić 5 procent podatku od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, na przykład z autorskiego prawa do programu komputerowego, który tworzysz i przenosisz na klienta. Ulga nie działa na ryczałcie, tylko na skali albo podatku liniowym. Warunek, który najczęściej zabiera ulgę, to ewidencja: od pierwszego miesiąca stosowania IP Box musisz osobno wykazywać przychody, koszty i dochód z każdego prawa, a do tego prowadzić opis prac, na przykład w formie rejestru zadań albo commitów przypisanych do projektów.
Biura rozliczają to na trzy sposoby: ewidencja IP Box w abonamencie, dopłata miesięczna albo jednorazowa opłata przy zeznaniu rocznym. Każdy z nich jest w porządku, pod warunkiem że wiesz o nim przed podpisaniem umowy. Zapytaj też, czy biuro pomaga przygotować wniosek o interpretację indywidualną. Większość programistów korzysta z IP Box dopiero po jej otrzymaniu, bo interpretacja chroni przed zakwestionowaniem ulgi przez urząd.
Klient z zagranicy, VAT i KSeF
Programista pracujący dla firmy z Niemiec, Holandii albo USA wystawia fakturę bez polskiego VAT, bo miejscem opodatkowania usługi jest kraj nabywcy. Przy kliencie z Unii faktura ma adnotację „odwrotne obciążenie", trafia do JPK i do informacji podsumowującej VAT-UE, a Ty musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Faktury w euro albo dolarach przelicza się po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania przychodu, a różnice kursowe między fakturą a wpłatą też trzeba zaksięgować.
Od 2026 roku faktury w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktura dla klienta zagranicznego też powstaje w KSeF, a klient dostaje ją jak dotąd, na przykład jako PDF. Twoje faktury kosztowe od polskich dostawców przychodzą już przez KSeF. Biuro powinno pobierać je samo, bez przesyłania PDF-ów mailem. Więcej o tym, czego wymagać od księgowej, piszemy we wpisie KSeF a biuro rachunkowe.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla programisty
Zanim wyślesz pierwsze dokumenty, zadaj biuru kilka pytań. Odpowiedzi szybko pokażą, czy obsługuje programistów, czy tylko sklepy i firmy budowlane:
- Ilu programistów na B2B obsługujecie i ilu z nich korzysta z IP Box?
- Czy ewidencja IP Box jest w cenie, czy liczycie ją osobno, i jak?
- Jak sprawdzicie stawkę ryczałtu dla mojej usługi, zanim podpiszę umowę z klientem?
- Czy rozliczacie klientów z UE i spoza UE, łącznie z VAT-UE i różnicami kursowymi?
- Ile dokumentów obejmuje abonament i co liczycie jako dokument?
- Czy mogę przejść na spółkę z o.o., gdy dochód urośnie, i czy przejmiecie jej księgi?
Umowę z biurem, podobnie jak kontrakt B2B z klientem, podpiszesz dziś zdalnie, bez spotkania. Większość biur przyjmuje podpis elektroniczny na umowie, a dokumenty zbiera przez aplikację albo KSeF. Dlatego miasto biura ma dla programisty małe znaczenie, a doświadczenie z branżą IT duże. Jeśli masz już biuro, które myli się przy IP Box albo odwrotnym obciążeniu, zobacz, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach.
Kiedy programiście opłaca się spółka z o.o.
Przy dochodzie rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie część programistów przechodzi do spółki z o.o. z 9 procentami CIT dla małego podatnika. Spółka oznacza jednak pełną księgowość, sprawozdanie finansowe i biuro za 800 do 1 400 PLN netto miesięcznie zamiast 250 do 450 PLN. Ta decyzja ma sens tylko wtedy, gdy biuro policzy ją na Twoich danych, razem z kosztem wypłaty pieniędzy ze spółki. Szczegóły obsługi i cen są na stronie księgowość spółki z o.o., a porównanie form dla jednoosobowej firmy na stronie księgowość dla JDG.