Księgowość dla IT i biuro rachunkowe dla IT z cenami obsługi

Firma IT wystawia kilka faktur w miesiącu, ale prawie każda z nich wymaga decyzji. Klient z Niemiec, z USA albo z Polski to trzy różne rozliczenia VAT. Zapłata w euro lub dolarach oznacza przeliczenie po kursie z dnia poprzedzającego i różnice kursowe. Do tego dochodzą zakupy subskrypcji od zagranicznych dostawców chmury i narzędzi, które biuro musi rozliczyć jako import usług. Biuro bez doświadczenia z IT myli się najczęściej w tych miejscach:

• faktura dla klienta z UE bez polskiego VAT, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu i bez wpisu do informacji podsumowującej VAT-UE,
• import usług od zagranicznych dostawców chmury, licencji i reklam, który trzeba wykazać w JPK, choć nie ma polskiej faktury,
• kursy walut i różnice kursowe na rachunku walutowym, zwłaszcza przy pełnej księgowości,
• ewidencja przychodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej do IP Box, prowadzona od pierwszego dnia, a nie dopisywana na koniec roku,
• błędny kod usługi przy ryczałcie, który zmienia stawkę z 12 na 15 albo 8,5 procent,
• wynagrodzenia pracowników z 50-procentowymi kosztami uzyskania przychodu bez ewidencji czasu pracy twórczej.

Większość programistów zaczyna jako jednoosobowa działalność na B2B. Software house z zespołem i inwestorem zwykle przechodzi do spółki z o.o. Forma od razu mówi, jaką księgowość biuro poprowadzi i ile ona kosztuje.

Ryczałt 12 procent obejmuje usługi związane z oprogramowaniem, czyli przede wszystkim programowanie. Doradztwo w zakresie informatyki, zarządzanie projektem czy testy mogą mieć inny kod i stawkę 15 procent albo 8,5 procent. Dobre biuro sprawdza kod przed pierwszą fakturą, a nie po kontroli. Ceny i zakres dla jednoosobowej działalności opisujemy szerzej we wpisie księgowość dla programisty.

IP Box to preferencyjna stawka 5 procent od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, na przykład z autorskiego prawa do programu komputerowego. Działa tylko przy podatku liniowym albo skali, nie przy ryczałcie. Warunkiem jest odrębna ewidencja: przychody i koszty przypisane do każdego prawa, wskaźnik nexus i dokumentacja prac badawczo-rozwojowych.

Biura liczą tę ewidencję zwykle osobno od abonamentu, bo wymaga comiesięcznej pracy z programistą, a nie tylko księgowania faktur. Przed podpisaniem umowy zapytaj, czy biuro prowadziło już ewidencję IP Box, kto przygotowuje opis prac i czy wspiera przy wniosku o interpretację indywidualną. Część biur mówi wprost, że IP Box nie robi, i to też jest uczciwa odpowiedź, lepsza niż ewidencja zrobiona w marcu za cały poprzedni rok.

Spółka IT ma pełną księgowość, sprawozdanie finansowe i CIT. Mały podatnik z przychodem do 2 mln euro płaci 9 procent, a część software house'ów wybiera estoński CIT, gdy zysk zostaje w spółce na rozwój. W spółce dochodzą też tematy, których JDG nie ma: wynagrodzenie zarządu, umowy B2B z programistami zamiast etatów, rozliczanie projektów trwających kilka miesięcy i ulga badawczo-rozwojowa.

Zespół w spółce oznacza kadry. Programista na umowie o pracę może mieć 50-procentowe koszty uzyskania przychodu od części wynagrodzenia za pracę twórczą, z rocznym limitem 120 000 PLN kosztów. Biuro musi wiedzieć, jaka część pensji jest twórcza, i mieć to w umowie oraz w ewidencji. Ceny i obowiązki spółki zebraliśmy na stronie księgowość spółki z o.o., a założyciele startupu z inwestorem znajdą porównanie we wpisie o księgowości prostej spółki akcyjnej.

Firmy IT kupują dużo oprogramowania. Licencja wieczysta powyżej 10 000 PLN to wartość niematerialna i prawna amortyzowana przez co najmniej 24 miesiące, a subskrypcja jest kosztem bieżącym. Gdy spółka kupuje używane licencje na oprogramowanie zamiast nowych, biuro księguje je tak samo jak zakup od producenta, więc warto mieć fakturę i dokument przeniesienia licencji od razu w teczce.

Cena zależy od formy, liczby dokumentów, VAT i liczby pracowników. Branżę IT liczymy w kalkulatorze bez dopłaty branżowej, bo standardowe rozliczenia IT zna większość biur. Osobno płaci się za ewidencję IP Box i obsługę ulgi badawczo-rozwojowej. Poniżej sześć typowych firm policzonych według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.

W czwartym przykładzie składa się to tak: pełna księgowość spółki do 50 dokumentów 800 do 1 400 PLN, VAT i JPK w cenie, kadry trzech osób 150 do 270 PLN. Zasady wyceny dla wszystkich form są na stronie cennik biur rachunkowych, a to, co zmienia się po przejściu na księgi rachunkowe, na stronie pełna księgowość.

Kilka pytań szybko pokazuje, czy biuro zna branżę:

• Ilu klientów z IT obsługujecie i ilu z nich rozlicza IP Box?
• Jak rozliczacie fakturę dla klienta z USA, a jak dla klienta z Niemiec?
• Kto sprawdza kod usługi i stawkę ryczałtu przed pierwszą fakturą?
• Czy czytacie wyciągi z rachunku walutowego i liczycie różnice kursowe co miesiąc?
• Czy macie wzór ewidencji pracy twórczej dla pracowników z 50-procentowymi kosztami?
• Czy raporty i rozmowy mogą być po angielsku, jeśli w spółce jest zagraniczny wspólnik?

Jeśli obecne biuro odpowiada ogólnikami, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach. Firmy IT pracują zwykle zdalnie, więc biuro nie musi być w Twoim mieście. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy na stronie księgowa online.