Czym księgowość agencji marketingowej różni się od zwykłej usługówki
Zwykła firma usługowa wystawia fakturę i księguje koszty biura. Agencja ma trzy rzeczy, które komplikują rozliczenia. Pierwsza to pieniądze klientów przechodzące przez agencję: budżet na Meta Ads, Google Ads albo influencerów, który klient przelewa agencji, a agencja płaci platformom. Druga to zakupy usług od zagranicznych dostawców: platformy reklamowe, narzędzia SaaS, stocki, hosting. Trzecia to rozproszony zespół: grafik na własnej działalności, copywriter na umowie o dzieło, programista z zagranicy.
| Sytuacja w agencji | Co musi zrobić biuro |
|---|---|
| Zakup reklam od Meta albo Google | import usług, rozliczenie VAT przez nabywcę, informacja podsumowująca VAT-UE |
| Refaktura budżetu mediowego klientowi | faktura z VAT na pełną kwotę, jeśli agencja kupuje we własnym imieniu |
| Abonament klienta z rozliczeniem rocznym | przychód w dacie wykonania usługi, ewentualnie rozliczenia międzyokresowe w pełnej księgowości |
| Freelancer na B2B | koszt z faktury, weryfikacja kontrahenta, odliczenie VAT |
| Twórca na umowie o dzieło z przeniesieniem praw | rachunek, 50 procent kosztów uzyskania dla praw autorskich, zaliczka na podatek |
| Subskrypcje narzędzi z USA i Irlandii | import usług, kursy walut, dokumenty bez polskich faktur |
Jak księgować refakturę kosztów reklam w agencji
Kluczowe pytanie brzmi: w czyim imieniu agencja kupuje reklamy. Jeśli we własnym, a na rzecz klienta, przepisy o VAT traktują ją jak podmiot, który sam świadczy usługę klientowi. Agencja wystawia wtedy klientowi fakturę z VAT na całą kwotę, łącznie z kosztem mediów, a zakup od platformy księguje po swojej stronie jako koszt. Koszty przechodnie bez VAT to wyjątek, który wymaga, by agencja działała w imieniu i na rachunek klienta, co potwierdza umowa i konta reklamowe założone na klienta.
W praktyce wiele agencji kupuje media z własnych kont i dopiero potem je refakturuje. Biuro powinno zobaczyć umowy przed pierwszą fakturą, bo błąd w tej kwestii wychodzi dopiero przy kontroli VAT.
Ryczałt, podatek liniowy czy spółka dla agencji marketingowej
Ryczałt jest tani w obsłudze, ale liczy się od przychodu. Gdy przez agencję przechodzi budżet mediowy klientów, przychód rośnie o całą refakturę, a koszt zakupu reklam nie pomniejsza podstawy. Agencja z marżą 15 procent na mediach płaci wtedy podatek od kwoty, której większość oddaje platformom. Podatek liniowy i skala pozwalają odliczyć ten koszt, a w spółce z o.o. rozliczasz zysk po kosztach i dopiero wypłata dywidendy jest opodatkowana.
Dla agencji, która sprzedaje głównie własną pracę (strategia, kreacja, prowadzenie profili) i nie refakturuje mediów, ryczałt może być dobrym wyborem. Wybór zależy od PKD i struktury kosztów, dlatego poproś biuro o wyliczenie na Twoich danych z poprzedniego kwartału. Więcej o różnicach między formami opisujemy w poradniku o księgowości dla JDG i na stronie o księgowości spółki z o.o..
Jak rozliczyć VAT od reklam Meta i Google
Meta i Google sprzedają reklamy przez spółki z Irlandii. Dla agencji to import usług: sama wyliczasz polski VAT w deklaracji, a jeśli jesteś czynnym podatnikiem, odliczasz go w tej samej deklaracji. Nie płacisz więc podatku netto, ale deklaracja i JPK muszą być poprawne. Zwolniony z VAT składa VAT-9M. Dochodzi informacja podsumowująca VAT-UE, którą biura często doliczają jako osobną opłatę.
Podobny problem mają twórcy internetowi, opisaliśmy go we wpisie o księgowości dla twórców internetowych. Agencja, która zleca zakup mediów na dużą skalę, może przekazać go agencji mediowej do zakupu mediów, wtedy refakturę zastępuje zwykła faktura za usługę.
Ile kosztuje księgowość agencji marketingowej
Widełki wspólne dla całej Polski. Zasady liczenia opisujemy w cenniku biur rachunkowych.
| Agencja | Orientacyjnie, PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Freelancer albo mała agencja na ryczałcie bez VAT, do 20 dokumentów | 150 do 250 |
| Jednoosobowa agencja z VAT, do 30 dokumentów | 250 do 450 |
| JDG z zakupami reklam za granicą i refakturami | 350 do 600 |
| Spółka z o.o., 51 do 200 dokumentów | 1 300 do 2 200 |
| Kadry i płace, osoba na umowie o pracę | 50 do 90 |
| Kadry i płace, zleceniobiorca | 30 do 60 |
Przykład: spółka z o.o. z pięcioma osobami na etacie i dwoma freelancerami, 90 dokumentów miesięcznie. Księgowość 1 300 do 2 200, kadry 250 do 450, razem 1 550 do 2 650 zł netto miesięcznie. Biura pytają o dwie rzeczy: ile faktur zagranicznych wystawiasz i otrzymujesz oraz czy prowadzisz konta reklamowe klientów.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla agencji marketingowej
Oceny w mapach nie powiedzą, czy biuro rozumie refakturę. Zadaj pytania, na które odpowiedź widać w pierwszej rozmowie:
- Ile agencji reklamowych i marketingowych biuro prowadzi teraz?
- Jak biuro traktuje refakturę mediów i czy chce zobaczyć umowę z klientem przed pierwszą fakturą?
- Czy import usług, VAT-UE i VAT-9M są w abonamencie, czy płatne osobno?
- Jak rozliczane są rachunki do umów o dzieło z prawami autorskimi i czy biuro stosuje 50 procent kosztów uzyskania?
- Czy cena zależy od liczby dokumentów, i ile kosztuje dokument ponad limit?
- Czy biuro ma OC i czy w umowie jest odpowiedzialność za błędy w deklaracjach?
Jeśli Twoje obecne biuro nie radzi sobie z tymi pytaniami, zobacz jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku.
Ile kosztuje księgowość agencji marketingowej?
Jednoosobowa agencja z VAT płaci zwykle 250 do 450 zł netto miesięcznie, a po dodaniu zakupów reklam za granicą i refaktur 350 do 600 zł. Spółka z o.o. z 51 do 200 dokumentami to 1 300 do 2 200 zł netto, kadry doliczane są osobno.
Jak księgować refakturę kosztów reklam w agencji?
Agencja, która kupuje reklamy we własnym imieniu dla klienta, jest traktowana jak usługodawca i wystawia klientowi fakturę z VAT na pełną kwotę. Koszt zakupu reklam księguje w kosztach, a VAT od zakupu od Meta lub Google rozlicza jako import usług.
Czy agencja marketingowa powinna wybrać ryczałt?
Zwykle nie, gdy przez agencję przechodzą duże budżety reklamowe klientów. Ryczałt liczy się od przychodu, a refaktura mediów zwiększa przychód bez możliwości odliczenia kosztu, więc podatek rośnie. Przy dużych refakturach lepszy bywa podatek liniowy albo spółka.
Czy kupując reklamy od Meta i Google trzeba rozliczać VAT?
Tak. Meta i Google sprzedają reklamy przez spółki z Irlandii, więc to nabywca rozlicza VAT w Polsce jako import usług, a czynny podatnik odlicza go w tej samej deklaracji. Dochodzi informacja VAT-UE, a zwolniony z VAT składa VAT-9M.