Czym księgowość kancelarii różni się od zwykłej firmy usługowej
Zwykła firma usługowa wystawia fakturę i księguje koszty. Kancelaria ma cztery rzeczy, które biuro musi znać. Pierwsza to pieniądze klientów, które przechodzą przez kancelarię: zaliczki na koszty sądowe, depozyty, opłaty skarbowe od pełnomocnictw. Druga to wynagrodzenie zależne od wyniku sprawy, które wpływa po latach. Trzecia to sprawy z urzędu, gdzie płatnikiem jest Skarb Państwa i obowiązują inne terminy. Czwarta to tajemnica zawodowa, bo biuro dostaje dokumenty, w których są dane klientów.
| Sytuacja w kancelarii | Co musi zrobić biuro |
|---|---|
| Honorarium ryczałtowe od klienta firmowego | faktura z VAT 23 procent, przychód w miesiącu wykonania usługi |
| Zaliczka na poczet honorarium | VAT i przychód według zasad zaliczki, rozliczenie przy fakturze końcowej |
| Opłata sądowa wpłacona za klienta | koszt przechodni, jeśli kancelaria działa jako pełnomocnik, z osobną ewidencją |
| Wynagrodzenie za wynik sprawy | ustalenie momentu wykonania usługi i terminu faktury |
| Sprawa z urzędu | osobna faktura i ewidencja, płatnik to sąd lub Skarb Państwa |
| Składka na samorząd i OC zawodowe | koszt uzyskania przychodu z dokumentem opłaty |
Jaką formę wybrać dla kancelarii prawnej
Adwokaci i radcy prawni prowadzą praktykę indywidualnie albo w spółkach, które dopuszczają ich ustawy zawodowe: cywilnej, jawnej, partnerskiej i komandytowej. Każda ma inny podatek i inną księgowość.
Indywidualna praktyka na ryczałcie jest tania w obsłudze, ale podatek liczy się od przychodu, więc kancelaria z wysokimi kosztami lokalu i zespołu często płaci więcej niż na podatku liniowym. Stawka ryczałtu zależy od rodzaju usług, a nie od nazwy zawodu, dlatego biuro sprawdza ją przed wyborem formy. Spółka partnerska jest przejrzysta podatkowo, czyli dochód rozliczają wspólnicy, a zakres księgowości zależy od przychodów spółki. Przy rosnącym zespole wspólników opłaca się porównać ją ze spółką jawną, którą opisujemy we wpisie o księgowości spółki jawnej.
Dla praktyki jednoosobowej dobrym punktem wyjścia jest strona o księgowości dla JDG, a dla kancelarii w formie kapitałowej strona o księgowości spółki z o.o..
Jak księgować opłaty sądowe i depozyty klientów
Najczęstszy błąd w kancelariach dotyczy kwot płaconych za klienta. Jeśli kancelaria wpłaca opłatę sądową w imieniu i na rachunek klienta jako pełnomocnik, nie jest ona jej kosztem ani przychodem. Jeśli płaci ją z własnego rachunku i obciąża klienta, biuro musi zobaczyć umowę i pełnomocnictwo, bo od tego zależy, czy refaktura jest sprzedażą z VAT.
Depozyty i zaliczki od klientów na poczet przyszłych kosztów trzymaj na osobnym rachunku. Biuro rozlicza je wtedy jako zobowiązanie, a nie jako przychód, i w kontroli widać wyraźnie, co należy do klienta. Poproś biuro o ustalenie tych zasad pisemnie przed pierwszą sprawą.
Tajemnica zawodowa a biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe nie podlega tajemnicy adwokackiej ani radcowskiej, więc kancelaria sama decyduje, ile mu pokazuje. W praktyce do księgowości wystarczą numer sprawy, kwota, kontrahent i data. Opisy na fakturach ogranicz do ogólnych, na przykład obsługa prawna za miesiąc, bez nazwy sprawy i stron.
Zawrzyj z biurem umowę powierzenia przetwarzania danych i klauzulę poufności. Zapytaj, kto w biurze ma dostęp do dokumentów i czy dokumenty trafiają do chmury poza Unią Europejską. Przy wymianie dokumentów przez e-mail rozważ podpis elektroniczny dokumentów i akceptację faktur kosztowych w jednym miejscu, żeby nie krążyły po skrzynkach.
Ile kosztuje księgowość kancelarii adwokackiej i radcowskiej
Widełki wspólne dla całej Polski. Zasady liczenia opisujemy w cenniku biur rachunkowych.
| Kancelaria | Orientacyjnie, PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Praktyka indywidualna na ryczałcie bez VAT, do 20 dokumentów | 150 do 250 |
| Praktyka indywidualna z VAT, do 30 dokumentów | 250 do 450 |
| Praktyka z urzędu, opłatami za klientów i klientami z zagranicy | 350 do 600 |
| Spółka jawna albo partnerska, do 50 dokumentów | 700 do 1 300 |
| Spółka z 51 do 200 dokumentami | 1 300 do 2 200 |
| Kadry i płace, osoba na umowie o pracę | 50 do 90 |
| Kadry i płace, zleceniobiorca | 30 do 60 |
Przykład: spółka partnerska z trzema wspólnikami, dwiema osobami na etacie i radcą na B2B, 45 dokumentów miesięcznie. Księgowość 700 do 1 300, kadry 100 do 180, razem 800 do 1 480 zł netto miesięcznie. Biura pytają o dwa elementy: liczbę dokumentów i to, czy kancelaria prowadzi rachunek klientowski. O fakturach od dostawców w KSeF piszemy we wpisie o KSeF a biurze rachunkowym.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla kancelarii prawnej
Oceny w mapach nie powiedzą, czy biuro rozumie kwoty przechodnie. Zadaj pytania, na które odpowiedź widać w pierwszej rozmowie:
- Ile kancelarii i praktyk wolnych zawodów biuro prowadzi teraz?
- Jak biuro traktuje opłaty sądowe i depozyty klientów i czy chce zobaczyć pełnomocnictwo?
- Jak rozlicza wynagrodzenie za wynik i sprawy z urzędu?
- Czy w umowie jest klauzula poufności i powierzenie danych, i kto ma dostęp do dokumentów?
- Czy cena zależy od liczby dokumentów, i ile kosztuje dokument ponad limit?
- Czy biuro ma OC i czy w umowie jest odpowiedzialność za błędy w deklaracjach?
Jeśli Twoje obecne biuro nie radzi sobie z tymi pytaniami, zobacz jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku.
Ile kosztuje księgowość kancelarii adwokackiej?
Indywidualna kancelaria z VAT i do 30 dokumentami płaci zwykle 250 do 450 zł netto miesięcznie, a z rozliczeniami z urzędu i klientami z zagranicy 350 do 600 zł. Spółka jawna albo partnerska do 50 dokumentów to 700 do 1 300 zł, a spółka z 51 do 200 dokumentami 1 300 do 2 200 zł netto.
Czy kancelaria prawna jest zwolniona z VAT?
Zwykle nie. Usługi prawnicze nie mają zwolnienia przedmiotowego, więc kancelaria stosuje stawkę 23 procent od honorariów. Zwolnienie podmiotowe zależy od limitu sprzedaży i dotyczy małych praktyk, ale większość kancelarii dla klientów firmowych rejestruje się jako czynni podatnicy VAT, by odliczać VAT od kosztów.
Jak księgować opłaty sądowe płacone za klienta?
Opłaty sądowe i skarbowe wpłacone w imieniu i na rachunek klienta mogą być kosztami przechodnimi, bez wpływu na przychód kancelarii. Warunkiem jest dokument potwierdzający, że kancelaria działa jako pełnomocnik, oraz osobna ewidencja. Biuro powinno ustalić zasady przed pierwszą sprawą, a nie przy kontroli.
Czy biuro rachunkowe obejmuje tajemnica adwokacka?
Biuro nie podlega tajemnicy adwokackiej, więc kancelaria nie powinna przekazywać mu treści spraw. Do księgowości wystarcza numer sprawy, kwota i kontrahent. Zawrzyj z biurem umowę powierzenia danych i klauzulę poufności, a opisy faktur ogranicz do ogólnych, na przykład obsługa prawna za miesiąc.