Jakie obowiązki księgowe ma fundacja rodzinna
Fundacja rodzinna działa na podstawie ustawy z 26 stycznia 2023 roku i od pierwszego dnia prowadzi pełną księgowość według ustawy o rachunkowości. Nie ma tu progu przychodów, od którego obowiązek się zaczyna, ani uproszczonej ewidencji jak w jednoosobowej działalności. Nawet fundacja, która przez cały rok tylko trzyma udziały w spółce rodzinnej, ma księgi, plan kont, politykę rachunkowości i roczne sprawozdanie.
Obowiązki, które biuro bierze na siebie, wyglądają tak:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencji mienia wniesionego przez fundatora, z wyceną na dzień wniesienia
- rozliczenie CIT od świadczeń wypłacanych beneficjentom i od mienia przekazanego przy rozwiązaniu fundacji
- rozdzielenie przychodów z działalności dozwolonej od działalności wykraczającej poza katalog z ustawy, bo ta druga ma inne opodatkowanie
- roczna deklaracja CIT-8, a przy najmie często także VAT i JPK
- sprawozdanie finansowe sporządzone w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego i zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy
- przygotowanie danych do audytu biegłego rewidenta, który sprawdza fundację co najmniej raz na 4 lata
- pilnowanie aktualnych danych w rejestrze fundacji rodzinnych i w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Część z tych zadań wygląda na formalność, ale każde zostawia ślad w dokumentach, które kiedyś zobaczy urząd skarbowy albo rewident. Dlatego fundacji nie powierza się biuru, które zna tylko małe firmy na ryczałcie.
Ile kosztuje księgowość fundacji rodzinnej
Biura wyceniają fundację rodzinną jak spółkę z pełną księgowością, a potem korygują cenę o dwa czynniki: liczbę dokumentów i to, jak skomplikowany jest majątek. Fundacja z jednym pakietem udziałów i trzema przelewami w miesiącu to zupełnie inna praca niż fundacja z dziesięcioma mieszkaniami na wynajem, portfelem obligacji i pożyczkami dla spółek z grupy.
| Profil fundacji rodzinnej | Widełki netto |
|---|---|
| Fundacja pasywna: udziały w spółce rodzinnej, kilka dokumentów w miesiącu | 700 do 1 500 PLN miesięcznie |
| Najem nieruchomości, do 50 dokumentów w miesiącu, VAT | 1 500 do 3 000 PLN miesięcznie |
| Aktywny portfel inwestycyjny, kilka spółek, pożyczki w grupie | indywidualnie, zwykle od 3 000 PLN miesięcznie |
| Roczne sprawozdanie finansowe, jeśli nie jest w abonamencie | 2 000 do 5 000 PLN rocznie |
| Audyt biegłego rewidenta, co najmniej raz na 4 lata | 5 000 do 15 000 PLN za audyt |
Rocznie daje to najczęściej od około 10 000 do 30 000 PLN na całą obsługę rachunkową, licząc z audytem rozłożonym na cztery lata. Kwoty są widełkami rynkowymi z ofert biur i pokazują typowy zakres. Ostateczną cenę biuro podaje po obejrzeniu statutu, spisu mienia i przykładowego miesiąca dokumentów. Dla porównania, stawki pełnej księgowości spółek i fundacji non profit zebraliśmy na stronie cennik biur rachunkowych.
Co powinno być w abonamencie, a za co biuro doliczy
Najwięcej nieporozumień bierze się z tego, że dwie oferty z tą samą kwotą obejmują inny zakres. Jedno biuro wlicza sprawozdanie finansowe w cenę miesięczną, drugie wystawia za nie osobną fakturę w marcu. Poproś o wycenę w podziale na pozycje i sprawdź każdą z nich:
- prowadzenie ksiąg i miesięczne rozliczenia podatkowe
- CIT od świadczeń dla beneficjentów i dokumentacja każdej wypłaty
- roczne sprawozdanie finansowe, CIT-8 i złożenie dokumentów do rejestru
- przygotowanie dokumentów do audytu i odpowiedzi na pytania rewidenta
- raporty dla zarządu i rady nadzorczej, jeśli statut ją przewiduje
- obsługa najmu: VAT, JPK, rozliczenie mediów i kaucji
- przejęcie ksiąg od poprzedniego biura i uzupełnienie zaległości
Jeśli fundacja wypłaca świadczenia nieregularnie, ustal od razu, ile dni wcześniej zarząd ma zgłosić biuru wypłatę. Biuro musi zdążyć policzyć podatek i przygotować dokumenty, a pośpiech przy wypłacie to najczęstsze źródło błędów.
CIT od świadczeń i działalność dozwolona: gdzie biuro musi uważać
Fundacja rodzinna co do zasady nie płaci CIT od bieżących zysków z działalności dozwolonej, czyli między innymi od najmu, sprzedaży mienia, udziałów w spółkach i obrotu papierami wartościowymi. Podatek w wysokości 15 procent pojawia się dopiero przy wypłacie świadczenia beneficjentowi albo przy przekazaniu mienia w związku z rozwiązaniem fundacji. Beneficjenci z najbliższej rodziny fundatora, czyli z tak zwanej grupy zerowej, są przy tym zwolnieni z PIT od otrzymanych świadczeń.
Ryzyko leży w dwóch miejscach. Pierwsze to działalność wykraczająca poza katalog dozwolonych czynności z ustawy. Przychody z niej są opodatkowane stawką 25 procent, a granica bywa nieoczywista, na przykład przy najmie połączonym z usługami. Drugie to ukryte zyski i świadczenia dla beneficjentów wypłacone w innej formie niż formalne świadczenie, na przykład korzystanie z mieszkania fundacji bez umowy. Biuro powinno sygnalizować takie sytuacje, zanim trafią do ksiąg, a nie po fakcie.
Jeśli statut i plan działań fundacji są dopiero w przygotowaniu, warto, żeby biuro zobaczyło je przed rejestracją. Łatwiej ustawić politykę rachunkowości i sposób dokumentowania wypłat od początku, niż poprawiać je po pierwszym audycie.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla fundacji rodzinnej
Fundacji rodzinnych jest w Polsce wciąż niewiele w porównaniu ze spółkami, więc doświadczenie biura sprawdzisz kilkoma pytaniami. Zadaj je każdemu biuru, od którego dostaniesz wycenę:
- Ile fundacji rodzinnych obsługujecie i od kiedy?
- Czy przeszliście już z którąś z nich audyt biegłego rewidenta?
- Jak dokumentujecie wypłaty świadczeń i kto liczy podatek od nich?
- Czy macie doradcę podatkowego, który oceni, czy dana czynność mieści się w działalności dozwolonej?
- Czy sprawozdanie finansowe i CIT-8 są w cenie abonamentu?
- Jak wygląda przejęcie ksiąg, jeśli fundacja jest już zarejestrowana i prowadzi ją ktoś inny?
Dobra odpowiedź na pytanie czwarte jest ważniejsza niż różnica 200 PLN w abonamencie. Jedna źle zakwalifikowana transakcja najmu albo pożyczki może kosztować fundację więcej niż kilka lat obsługi.
Pamiętaj też o formalnościach po stronie zarządu. Sprawozdanie finansowe fundacji podpisują członkowie zarządu i osoba, która prowadzi księgi, a podpis składa się elektronicznie. Członek zarządu, który mieszka za granicą albo często podróżuje, najwygodniej podpisze dokumenty, gdy ma kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem w chmurze. Ustal z biurem, kto przygotowuje plik do podpisu i w jakim terminie, bo termin zatwierdzenia sprawozdania nie czeka na zarząd.
Jeśli fundacja przejmuje biuro od kogoś, kto prowadził ją od rejestracji, przeczytaj wpis o tym, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. Ogólne kryteria wyboru biura, od OC po RODO, opisujemy w poradniku jak wybrać biuro rachunkowe.
Fundacja rodzinna, spółka z o.o. i fundacja non profit: różnice w obsłudze
Wiele osób myli fundację rodzinną z fundacją działającą na rzecz celów społecznych. To dwie różne formy i biuro, które świetnie prowadzi organizacje pozarządowe, nie musi znać fundacji rodzinnej.
| Kwestia | Fundacja rodzinna | Spółka z o.o. | Fundacja non profit |
|---|---|---|---|
| Rodzaj ksiąg | pełna księgowość | pełna księgowość | pełna księgowość z możliwymi uproszczeniami |
| Podatek dochodowy | 15 procent przy wypłacie świadczeń | CIT od bieżącego dochodu | zwolnienie przy celach statutowych |
| Audyt | co najmniej raz na 4 lata | po przekroczeniu progów z ustawy o rachunkowości | po przekroczeniu progów |
| Typowy koszt obsługi | od około 700 PLN miesięcznie | od około 800 PLN miesięcznie | od około 400 PLN miesięcznie |
Jeśli prowadzisz jednocześnie spółkę operacyjną i fundację, która trzyma jej udziały, zapytaj o obsługę obu podmiotów w jednym biurze. Rozliczenia między nimi, na przykład dywidendy i pożyczki, są wtedy spójne. Więcej o obsłudze spółki znajdziesz na stronie księgowość spółki z o.o., a o pełnej księgowości ogólnie na stronie pełna księgowość. Organizacje non profit opisujemy osobno na stronie księgowość fundacji.