Księgowość przedszkola niepublicznego i żłobka z rozliczeniem dotacji

Przedszkole niepubliczne ma dwa źródła pieniędzy: czesne i wyżywienie płacone przez rodziców oraz dotację z budżetu gminy liczoną od każdego zapisanego dziecka. Pierwsze jest zwykłym przychodem, drugie ma własne zasady w podatkach i w ewidencji, a gmina może je skontrolować i zażądać zwrotu z odsetkami. Biuro, które prowadzi przedszkole jak sklep albo gabinet, myli się najczęściej w tych miejscach:

• dotacja wpisana w przychód podatkowy, choć dotacje z budżetu gminy są zwolnione z podatku dochodowego,
• wydatki opłacone z dotacji wrzucone w koszty podatkowe, czego przepisy zabraniają, bo to podwójna korzyść,
• brak wyodrębnionej ewidencji dotacji, przez co przy kontroli nie da się pokazać, która faktura i która pensja poszła z pieniędzy gminy,
• wydatki z dotacji spoza katalogu z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, które gmina każe potem oddać,
• czesne, wyżywienie i zajęcia dodatkowe rozliczone z VAT, choć usługi opieki i wychowania przedszkolnego są zwolnione,
• spóźnione albo niezgodne z księgami roczne rozliczenie dotacji składane w gminie.

Gmina wypłaca dotację co miesiąc na podstawie liczby dzieci wykazanej w informacji składanej przez organ prowadzący. Przedszkole niepubliczne dostaje zwykle 75 procent podstawowej kwoty dotacji na dziecko, a przedszkole spełniające warunki publicznego (czesne i rekrutacja jak w przedszkolu gminnym) całą kwotę. Na dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego dotacja jest wyższa i ma osobne zasady wydatkowania.

Dotację można wydać na wydatki bieżące placówki: pensje nauczycieli i personelu z narzutami, czynsz, media, wyżywienie, pomoce dydaktyczne, a w określonych granicach także na zakup sprzętu i wyposażenia. Ustawa wymaga, żeby organ prowadzący prowadził ewidencję księgową dotacji w sposób, który pozwala zidentyfikować każdą operację opłaconą z tych pieniędzy. W praktyce dobre biuro robi to tak:

• każda faktura i każda lista płac dostaje oznaczenie, czy i w jakiej części jest opłacona z dotacji,
• co miesiąc biuro zestawia wpływy z gminy z wydatkami przypisanymi do dotacji,
• w styczniu przygotowuje roczne rozliczenie dotacji zgodne z księgami, w terminie z uchwały Twojej gminy,
• przy kontroli wydaje gminie zestawienie z dowodami w ciągu kilku dni, a nie tygodni.

Dlatego przed podpisaniem umowy zapytaj biuro wprost, ile przedszkoli prowadzi i czy przygotowało już rozliczenie dotacji w Twojej gminie. Gmina ma własną uchwałę, własne wzory i własne terminy.

Większość prywatnych przedszkoli i żłobków prowadzi właścicielka albo właściciel w jednoosobowej działalności, na podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Gdy placówek jest kilka albo dochodzi szkoła, zakłada się spółkę z o.o. albo fundację, i wtedy obowiązuje pełna księgowość ze sprawozdaniem finansowym. Forma od razu mówi, ile biuro weźmie za obsługę.

Usługi opieki nad dziećmi i wychowania przedszkolnego są zwolnione z VAT, razem z wyżywieniem dzieci jako usługą ściśle z nimi związaną. Przedszkole zwykle nie jest więc czynnym podatnikiem VAT i nie płaci w biurze dopłaty za JPK. Wyjątek to sprzedaż spoza tej działalności, na przykład wynajem sali na urodziny czy zajęcia dla dorosłych, które biuro musi wtedy sprawdzić osobno.

Fundacje i stowarzyszenia prowadzące przedszkole mają dodatkowo sprawozdanie merytoryczne i zasady organizacji pozarządowych, które opisujemy na stronie księgowość fundacji i stowarzyszeń.

Żłobek wpisany do rejestru gminy dostaje pieniądze z kilku stron naraz: opłaty rodziców, dotację gminy, jeśli gmina ją przyznaje, środki z programów rządowych na tworzenie i utrzymanie miejsc oraz świadczenie z ZUS w ramach programu Aktywny rodzic, które trafia bezpośrednio do placówki i pomniejsza opłatę płaconą przez rodzica. Każde z tych źródeł ma inny dokument, inny termin i inną ewidencję.

Biuro, które zna żłobki, uzgadnia co miesiąc wpływy z ZUS z listą dzieci i fakturami dla rodziców, tak żeby rodzic zapłacił tylko różnicę, a przychód placówki zgadzał się z rejestrem. Bez tego po pół roku pojawiają się nadpłaty i niedopłaty, których nikt nie umie przypisać do konkretnego dziecka.

Przedszkole na trzy grupy zatrudnia zwykle 8 do 12 osób: dyrektora, nauczycieli wychowania przedszkolnego, pomoce nauczyciela, kucharkę, osobę do sprzątania, a do tego logopedę albo nauczyciela języka na umowie zlecenia. Kadry kosztują w biurze 50 do 90 PLN netto za osobę miesięcznie, więc przy dziesięciu osobach płacisz za nie 500 do 900 PLN, czyli więcej niż za samą księgę.

W przedszkolu niepublicznym nauczyciele nie muszą być zatrudniani na Karcie Nauczyciela, ale wynagrodzenia opłacane z dotacji są pierwszą pozycją, którą sprawdza gmina. Biuro powinno umieć podzielić każdą listę płac na część z dotacji i część z czesnego. Gdy co wrzesień brakuje nauczycielki, warto ogłosić rekrutację dla przedszkola na portalu z nauczycielami z wyprzedzeniem i od razu uzgodnić z biurem rodzaj umowy, bo od niego zależy koszt kadr w abonamencie. Gdy kadry są dla Ciebie największym problemem, przeczytaj też o obsłudze kadrowo-płacowej w biurze.

Cena zależy od formy prawnej, liczby dokumentów i liczby osób w kadrach. Przedszkola liczymy w kalkulatorze bez VAT i bez dopłaty branżowej, bo tak wycenia je większość biur, a pracę przy dotacji biura doliczają zwykle w stawce za dokumenty. Poniżej sześć typowych placówek policzonych według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.

W trzecim przykładzie składa się to tak: KPiR przy 60 dokumentach 290 do 500 PLN i kadry dziesięciu osób 500 do 900 PLN. Zasady wyceny dla wszystkich form opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych, a to, co zmienia się w spółce na księgach rachunkowych, na stronie pełna księgowość.

Osobno biura liczą zwykle roczne rozliczenie dotacji, jeśli nie jest wpisane w abonament (jako opłatę raz w roku, zależną od liczby dzieci i placówek), obsługę kontroli z gminy, przejęcie ksiąg w trakcie roku i korekty rozliczeń za poprzednie lata. Zapytaj o te pozycje przed porównaniem dwóch ofert, bo różnica w abonamencie bywa mniejsza niż różnica w opłatach dodatkowych.

Kilka pytań szybko pokazuje, czy biuro zna placówki oświatowe:

• Ile przedszkoli albo żłobków obsługujecie i w których gminach rozliczaliście dotację?
• Jak oznaczacie wydatki z dotacji w księgach i czy przygotujecie roczne rozliczenie dla gminy?
• Co robicie, gdy gmina wszczyna kontrolę wykorzystania dotacji?
• Czy dzielicie listy płac na część z dotacji i część z czesnego?
• Jak rozliczacie wpływy z ZUS w programie dla żłobków i faktury dla rodziców?
• Czy sprawdzacie, które przychody poza czesnym wymagają VAT?

Jeśli obecne biuro nie odpowiada konkretnie, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach. Najlepszy moment to koniec roku szkolnego albo koniec roku podatkowego, po złożeniu rozliczenia dotacji. Właścicielki prowadzące przedszkole w jednoosobowej firmie znajdą ogólne ceny obsługi na stronie księgowość dla JDG.