Forma prawna i opodatkowanie sklepu
Mały sklep zaczyna zwykle jako jednoosobowa działalność. Ryczałt bywa korzystny przy wysokiej marży, ale przy handlu towarami z niską marżą podatek liczony od przychodu potrafi zjeść zysk. Wtedy częściej wybiera się skalę albo podatek liniowy i podatkową księgę przychodów i rozchodów. Limit ryczałtu to 2 mln euro przychodu.
Gdy sklep rośnie, pojawia się pytanie o spółkę z o.o. Spółka prowadzi pełną księgowość od pierwszego dnia, a jednoosobowa działalność musi na nią przejść po przekroczeniu 2 mln euro przychodu netto za poprzedni rok. Przy większym sklepie pełna księgowość i tak się przydaje, bo daje pełny obraz marży na kanałach i stanów magazynowych. Obsługę w obu wariantach opisujemy na stronach księgowość dla JDG i księgowość spółki z o.o..
Sprzedaż do konsumentów w UE i procedura OSS
Sprzedajesz towary wysyłkowo do osób prywatnych w innych krajach UE? Liczy się próg 10 000 euro rocznie, łącznie dla wszystkich krajów UE. Dopóki go nie przekroczysz, co do zasady doliczasz polski VAT. Po przekroczeniu progu stosujesz stawkę VAT kraju, do którego wysyłasz towar.
Żeby nie rejestrować się do VAT w każdym z tych krajów, sklep korzysta z procedury OSS. Składa w Polsce jedną deklarację za kwartał, w której wykazuje sprzedaż do każdego kraju z jego stawką, i płaci podatek w jednym miejscu.
Dla biura oznacza to kilka dodatkowych zadań:
- pilnowanie progu 10 000 euro w trakcie roku, a nie dopiero po jego zamknięciu
- przypisanie każdej sprzedaży do kraju konsumenta i właściwej stawki VAT
- przeliczenie walut po właściwym kursie
- przygotowanie deklaracji OSS i uzgodnienie jej z ewidencją sprzedaży
Za obsługę OSS biura doliczają zwykle 150 do 300 PLN netto miesięcznie. Pełną tabelę cen znajdziesz we wpisie ile kosztuje biuro rachunkowe.
Najczęstszy błąd w sklepach, które zaczynają sprzedawać za granicę, to zbyt późne zauważenie progu. Sklep sprzedaje kilka paczek miesięcznie do Niemiec i Czech, nikt nie liczy sumy, a w połowie roku okazuje się, że próg przekroczono dwa miesiące wcześniej. Wtedy trzeba korygować sprzedaż wstecz. Dobre biuro liczy sprzedaż do UE co miesiąc i uprzedza Cię, zanim próg padnie.
Prowizje marketplace'ów i opłaty platform
Sprzedaż przez marketplace to dla księgowości dwa osobne strumienie. Pierwszy to sprzedaż do klienta, którą ewidencjonujesz tak jak sprzedaż w swoim sklepie. Drugi to koszty: prowizje od sprzedaży, opłaty za wystawienie ofert, reklamy, abonamenty i usługi logistyczne platformy.
Platforma wypłaca Ci zwykle kwotę po potrąceniu prowizji. Przychodem jest jednak pełna cena zapłacona przez klienta, a prowizja to osobny koszt udokumentowany fakturą od platformy. Biuro, które zaksięguje samą wypłatę, zaniży przychód i koszty jednocześnie, a przy kontroli trudno będzie to odtworzyć.
- faktury od platform z siedzibą za granicą rozlicza się zwykle jako import usług, z odwrotnym obciążeniem VAT
- raporty sprzedaży z platformy trzeba uzgodnić z wypłatami na rachunek bankowy
- przy kilku platformach biuro potrzebuje stałego sposobu pobierania raportów z każdej z nich
Osobna sprawa to opłaty za logistykę i magazyn platformy. Jeśli platforma przechowuje Twój towar w magazynie za granicą, może to rodzić obowiązki VAT w kraju magazynu. Taką sytuację biuro musi przeanalizować indywidualnie, zanim zaczniesz wysyłać towar do obcego magazynu, a nie po fakcie.
Bramki płatnicze, pobrania i uzgadnianie wpłat
W sklepie internetowym klient płaci przez bramkę płatniczą, za pobraniem albo przelewem. Pieniądze z bramki przychodzą na konto zbiorczo, po potrąceniu opłat operatora. Każdą taką wypłatę trzeba rozbić na zamówienia, żeby było wiadomo, które zamówienia są opłacone, a które czekają na płatność albo zostały zwrócone.
To praca, która przy kilkuset zamówieniach w miesiącu zajmuje najwięcej czasu. Dlatego zapytaj biuro, czy pobiera raporty z bramek i platform automatycznie, czy wymaga od Ciebie zestawień w arkuszu. Od odpowiedzi zależy zarówno cena, jak i to, ile czasu co miesiąc spędzisz na przygotowaniu dokumentów.
Przy sprzedaży do osób prywatnych biuro powinno też sprawdzić, czy Twój sklep musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Zależy to między innymi od sposobu płatności i rodzaju towaru.
Pobrania to osobny przypadek. Pieniądze od klienta trafiają najpierw do przewoźnika albo operatora pobrań, a do Ciebie przychodzą zbiorczo, czasem z opóźnieniem kilku dni. Biuro musi przypisać je do zamówień tak samo jak wpłaty z bramek, a paczki nieodebrane oznaczyć jako sprzedaż, która nie doszła do skutku.
Zwroty, reklamacje i korekty
Klient kupujący przez internet może odstąpić od umowy, a w wielu branżach zwroty to stała część sprzedaży. Księgowo każdy zwrot to korekta przychodu i VAT, a przy sprzedaży w OSS także korekta w deklaracji kraju, do którego towar był wysłany.
- zwrot sprzedaży udokumentowanej fakturą wymaga faktury korygującej, w KSeF, jeśli faktura była w KSeF
- zwrot sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej wymaga ewidencji zwrotów z danymi klienta i dowodem zwrotu pieniędzy
- zwrócony towar wraca na stan magazynu albo idzie do utylizacji, co też trzeba udokumentować
- zwrot z marketplace'u często rozlicza platforma, więc biuro uzgadnia go z raportem platformy, a nie tylko z bankiem
Obieg faktur korygujących zmienił KSeF. Więcej o tym, co musi umieć księgowa w nowym systemie, piszemy we wpisie KSeF a biuro rachunkowe.
Przy dużej liczbie zwrotów ustal z biurem prosty sposób przekazywania informacji. Najlepiej sprawdza się stałe zestawienie ze sklepu albo z platformy, z numerem zamówienia, datą zwrotu, kwotą i krajem klienta. Pojedyncze maile o każdym zwrocie giną, a brak jednego zwrotu w ewidencji oznacza zawyżony przychód i podatek do zapłaty od sprzedaży, której już nie ma.
Czego wymagać od biura obsługującego sklep internetowy
Biuro, które prowadzi głównie usługi, poradzi sobie z Twoim sklepem, ale będzie się uczyć na Twoich dokumentach. Przed umową sprawdź doświadczenie w tych obszarach:
| Obszar | Co biuro powinno umieć |
|---|---|
| OSS | pilnowanie progu, stawki VAT krajów UE, deklaracja kwartalna |
| Marketplace | prowizje jako osobny koszt, import usług, uzgodnienie raportów |
| Płatności | rozbicie wypłat z bramek na zamówienia |
| Zwroty | korekty faktur, ewidencja zwrotów, korekty w OSS |
| Magazyn | stany i wycena towaru, inwentaryzacja na koniec roku |
| KSeF | pobieranie faktur zakupowych i wystawianie korekt |
Wszystkie te kompetencje zaznaczasz w briefie jako wymagane. Szerzej o obsłudze sklepów piszemy na stronie księgowość e-commerce.
Na koniec roku dochodzi inwentaryzacja towaru. Przy sklepie z dużą liczbą pozycji to praca na kilka dni, więc ustal z biurem wcześniej, kto ją przeprowadza i w jakiej formie przekazujesz spis z natury.
Zapytaj też o terminy. Sklep ma zwykle dużo dokumentów, a deklaracja OSS i JPK mają sztywne daty. Ustal, do którego dnia miesiąca biuro potrzebuje raportów z platform i bramek, i sprawdź, czy da się je przekazywać automatycznie. Biuro, które pracuje na eksportach z platform, zwykle obsłuży więcej zamówień w tej samej cenie niż biuro, które przepisuje dane ręcznie.