Spółka z o.o., oddział czy przedstawicielstwo
Zagraniczna firma ma w Polsce trzy drogi i każda oznacza inną księgowość. Polska spółka z o.o. jest osobnym podatnikiem, prowadzi pełne księgi i składa sprawozdanie finansowe do KRS. Oddział działa w imieniu zagranicznego przedsiębiorcy, jest wpisany do rejestru i też prowadzi księgi rachunkowe w Polsce. Przedstawicielstwo może tylko reklamować i promować firmę macierzystą, bez działalności zarobkowej.
| Forma | Do czego służy | Księgowość w Polsce |
|---|---|---|
| Spółka z o.o. | sprzedaż, produkcja, usługi, zespół w Polsce | pełne księgi, CIT, VAT, sprawozdanie do KRS |
| Oddział | działalność w imieniu centrali bez nowej osoby prawnej | księgi rachunkowe oddziału, podatki od dochodu przypisanego oddziałowi |
| Przedstawicielstwo | reklama i promocja, bez sprzedaży | ograniczona, zależy od zakresu działań |
Większość firm, które chcą sprzedawać i zatrudniać w Polsce, wybiera spółkę z o.o., bo oddziela ryzyko od centrali. Jeśli dopiero zakładasz spółkę, zobacz założenie spółki z o.o. w Polsce przed wyborem biura, bo wspólnik zagraniczny wpływa na dokumenty i termin rejestracji. O prowadzeniu takiej spółki czytaj na stronie o księgowości spółki z o.o..
Czym księgowość spółki zagranicznej różni się od zwykłej polskiej spółki
Podstawy są te same: ewidencja, VAT, CIT, ZUS. Różnice zaczynają się tam, gdzie pieniądze i dokumenty przechodzą granicę.
| Sytuacja | Co musi zrobić biuro |
|---|---|
| Faktury od centrali za usługi albo oprogramowanie | import usług, VAT rozliczany w Polsce, udokumentowanie kosztu |
| Wypłata dywidendy dla zagranicznego wspólnika | podatek u źródła, certyfikat rezydencji, deklaracja i przelew |
| Pożyczka od centrali albo opłaty licencyjne | ocena warunków rynkowych, podatek u źródła, ewentualna dokumentacja cen transferowych |
| Sprzedaż do klientów w UE | rejestracja VAT UE, informacje podsumowujące, JPK |
| Zamknięcie miesiąca dla grupy | termin, plan kont, raport w formacie centrali |
| Księgi w języku obcym dla audytora | tłumaczenie wybranych zestawień, polskie księgi pozostają podstawą |
VAT, podatek u źródła i ceny transferowe
VAT to pierwsza rzecz, która zaskakuje zagraniczne spółki. Usługi kupowane od centrali rozlicza się w Polsce metodą odwrotnego obciążenia, więc faktura bez polskiego VAT nadal trafia do ewidencji i deklaracji. Sprzedaż do klientów z innych krajów UE wymaga rejestracji VAT UE i regularnych informacji podsumowujących. Od 2026 roku spółka z siedzibą w Polsce wystawia i odbiera faktury krajowe przez KSeF, o czym piszemy we wpisie o KSeF a biurze rachunkowym.
Podatek u źródła pojawia się przy wypłacie dywidendy, odsetek i należności licencyjnych za granicę. Stawka krajowa dla dywidendy to 19 procent, a umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania albo zwolnienie dla spółek z UE mogą ją obniżyć. Warunek to certyfikat rezydencji centrali i spełnienie wymogów przy większych kwotach, więc biuro powinno przygotować dokumenty przed wypłatą, nie po.
Ceny transferowe dotyczą transakcji z podmiotami powiązanymi. Po przekroczeniu ustawowych progów spółka przygotowuje dokumentację cen transferowych i składa informację o cenach transferowych. Zapytaj biuro, czy robi to samo, czy współpracuje z doradcą podatkowym, i ile kosztuje opracowanie. Estoński CIT zwykle odpada, bo wymaga, by wspólnikami byli wyłącznie ludzie.
Raportowanie do centrali i język angielski
Centrala oczekuje zwykle czegoś więcej niż polskie deklaracje: zamknięcia miesiąca w ustalonym dniu, raportu w swoim układzie kont, rozliczenia rozrachunków wewnątrz grupy i czasem sprawozdania według IFRS albo US GAAP. Księgi w Polsce prowadzi się po polsku i według polskich zasad, więc raport dla grupy powstaje obok, jako przekształcenie.
Zapytaj biuro wprost: kto z zespołu pisze po angielsku, ile dni po końcu miesiąca dostaniesz zamknięty miesiąc, czy biuro zna plan kont grupy i czy raport dla centrali jest w abonamencie czy liczony osobno. Biura, które prowadzą międzynarodowe spółki, zwykle mają osobny zespół i wyższą stawkę. Różnica w cenie bywa uzasadniona, ale musi być zapisana w umowie.
Dokumenty możesz wymieniać online, a sprawozdanie finansowe spółka z o.o. składa elektronicznie do KRS w terminie po zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników. Dopilnuj też zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych, bo przy zagranicznej strukturze własności zwykle wymaga ono dodatkowych dokumentów od centrali.
Ile kosztuje księgowość spółki zagranicznej w Polsce
Widełki wspólne dla całej Polski. Zasady liczenia opisujemy w cenniku biur rachunkowych.
| Spółka | Orientacyjnie, PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Oddział albo spółka z o.o., do 50 dokumentów | 700 do 1 300 |
| Spółka z o.o., 51 do 200 dokumentów | 1 300 do 2 200 |
| Kadry i płace, osoba na umowie o pracę | 50 do 90 |
| Kadry i płace, zleceniobiorca | 30 do 60 |
| Raport dla centrali, obsługa po angielsku, ceny transferowe | wycena indywidualna |
Przykład: polska spółka z o.o. należąca do firmy z Niemiec, 80 dokumentów miesięcznie, sześć osób na etacie. Księgowość 1 300 do 2 200, kadry 300 do 540, razem 1 600 do 2 740 zł netto miesięcznie, plus osobna wycena raportu dla grupy. Pamiętaj, że dopłata za język i raport jest negocjowalna, a stawka bazowa zależy od liczby dokumentów, nie od tego, kto jest właścicielem.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla spółki zagranicznej
Oceny w mapach nie pokażą, czy biuro zna podatek u źródła. Zadaj pytania, na które odpowiedź widać w pierwszej rozmowie:
- Ile spółek z zagranicznym wspólnikiem biuro prowadzi teraz i z jakich krajów?
- Kto pisze po angielsku, w jakim terminie zamyka miesiąc i czy zna format raportu centrali?
- Jak biuro rozlicza usługi od centrali, pożyczki wewnątrzgrupowe i dywidendę?
- Czy przygotowuje dokumentację cen transferowych, czy odsyła do doradcy, i za ile?
- Czy cena zależy od liczby dokumentów i ile kosztuje dokument ponad limit?
- Czy biuro ma OC i czy w umowie jest odpowiedzialność za błędy w deklaracjach?
Jeśli obecne biuro nie radzi sobie z tymi pytaniami, zobacz jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku.
Ile kosztuje księgowość spółki zagranicznej w Polsce?
Polska spółka z o.o. należąca do zagranicznej centrali z 51 do 200 dokumentami płaci zwykle 1 300 do 2 200 zł netto miesięcznie. Do tego dochodzą kadry po 50 do 90 zł za osobę na etacie oraz osobna cena za raportowanie do centrali i obsługę w języku angielskim, którą biuro ustala indywidualnie.
Czy zagraniczna firma musi zakładać spółkę, żeby działać w Polsce?
Nie musi. Może założyć polską spółkę z o.o., otworzyć oddział wpisany do KRS albo przedstawicielstwo, które służy tylko reklamie i promocji. Od formy zależy zakres księgowości, VAT i odpowiedzialność, dlatego wybór warto skonsultować z biurem przed rejestracją, a nie po niej.
Czy spółka zagraniczna może korzystać z estońskiego CIT?
Zwykle nie. Estoński CIT jest dostępny dla spółek, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, więc spółka z o.o. należąca do zagranicznej spółki z niego nie skorzysta. Płaci CIT 19 procent albo 9 procent przy małym podatniku, a dywidenda do centrali podlega podatkowi u źródła.
Co to jest podatek u źródła przy wypłacie dywidendy za granicę?
To podatek pobierany przez polską spółkę przy wypłacie dywidendy, odsetek albo należności licencyjnych podmiotowi zagranicznemu. Stawka krajowa dla dywidendy wynosi 19 procent, a umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania albo zwolnienie dla spółek z UE mogą ją obniżyć. Biuro potrzebuje certyfikatu rezydencji centrali.
Czy księgowość spółki zagranicznej można prowadzić po angielsku?
Księgi i dokumenty podatkowe prowadzi się po polsku, ale biuro może obsługiwać Cię w języku angielskim, przygotować raport miesięczny dla centrali i dopasować plan kont do jej wzoru. Zapytaj, kto z zespołu pisze po angielsku i czy to osobna opłata.