Księgowość firmy budowlanej: biuro rachunkowe, pełna księgowość i ceny obsługi

Firma remontowa z trzema pracownikami ma w miesiącu kilkadziesiąt dokumentów, czyli tyle co przeciętna firma usługowa. Różnica leży w tym, co z każdym dokumentem trzeba zrobić. Faktura za materiał może wymagać podzielonej płatności, faktura dla klienta ma stawkę zależną od metrażu mieszkania, a zapłata od generalnego wykonawcy przychodzi pomniejszona o kaucję, która wróci za trzy albo pięć lat. Biuro, które widzi to pierwszy raz, gubi się zwykle w tych samych miejscach.

• Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności przy fakturach powyżej 15 000 PLN brutto za roboty i materiały z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
• Dwie stawki VAT w jednym miesiącu: 8 procent przy budownictwie mieszkaniowym objętym społecznym programem mieszkaniowym i 23 procent przy pozostałych pracach.
• Przychód rozpoznawany etapami, według protokołów odbioru częściowego, a nie jedną fakturą na koniec budowy.
• Kaucje gwarancyjne zatrzymane przez inwestora albo generalnego wykonawcę, które przez lata trzeba śledzić jako rozrachunek.
• Podwykonawcy na fakturach, pracownicy na budowach w kilku miastach, delegacje i czasem praca za granicą.
• Leasing koparek, busów i rusztowań, amortyzacja sprzętu i narzędzia rozliczane jako wyposażenie.

Odwrotne obciążenie w usługach budowlanych zniknęło 1 listopada 2019 roku. Od tego dnia podwykonawca wystawia fakturę z VAT, a przy kwocie powyżej 15 000 PLN brutto, gdy na fakturze jest usługa albo towar z załącznika nr 15 (większość robót budowlanych, instalacyjnych i wykończeniowych oraz część materiałów), musi dopisać adnotację „mechanizm podzielonej płatności". Nabywca płaci wtedy VAT na rachunek VAT sprzedawcy. Brak adnotacji albo zapłata zwykłym przelewem to sankcje dla obu stron, więc biuro powinno sprawdzać każdą taką fakturę kosztową, zanim ją zapłacisz.

Stawka 8 procent obejmuje budowę, remont, modernizację i przebudowę obiektów budownictwa mieszkaniowego objętych społecznym programem mieszkaniowym, czyli domów jednorodzinnych do 300 metrów kwadratowych i lokali mieszkalnych do 150 metrów. Powyżej tych limitów nadwyżka idzie na 23 procent, a lokale użytkowe, hale i biura od początku mają stawkę podstawową. Jeden klient z domem 320 metrów to już faktura z dwiema stawkami.

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w budowlance z chwilą wystawienia faktury, najpóźniej 30 dni od wykonania usługi. Firma, która wystawia fakturę po dwóch miesiącach od protokołu odbioru, płaci odsetki od zaległego VAT, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił.

Przy kontraktach dłuższych niż miesiąc przychód powstaje po każdym odebranym etapie, a nie po zakończeniu całej inwestycji. Firma na podatkowej księdze przychodów i rozchodów księguje go z datą wykonania etapu. Spółka z o.o. i każda firma na pełnej księgowości rozlicza dodatkowo niezakończone usługi budowlane na koniec roku według stopnia zaawansowania, zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 3. To jest powód, dla którego pełna księgowość firmy budowlanej kosztuje więcej niż pełna księgowość spółki usługowej o tej samej liczbie faktur.

Kaucja gwarancyjna, zwykle 5 do 10 procent wartości faktury, jest częścią przychodu, choć pieniędzy nie ma na koncie. Biuro musi ją ująć w przychodzie i jednocześnie prowadzić rozrachunek, żeby po latach było wiadomo, kto ile jest winien. Jeśli inwestor spóźnia się z zapłatą ponad 90 dni po terminie, dobre biuro zaproponuje ulgę na złe długi i odzyska VAT, który już zapłaciłeś od niezapłaconej faktury.

Forma opodatkowania firmy budowlanej

Przychody z działalności budowlanej na ryczałcie mają stawkę 5,5 procent. To dobra opcja dla fachowca, który sprzedaje głównie robociznę, a materiał kupuje klient. Firma, która kupuje materiały sama i zatrudnia ludzi, ma wysokie koszty, więc częściej wychodzi lepiej na podatku liniowym 19 procent albo w spółce z o.o. Biuro powinno policzyć warianty na Twoich liczbach z ostatnich 12 miesięcy, bo formę opodatkowania zmienia się raz w roku.

Cena zależy od formy prawnej, liczby dokumentów i pracowników. Do księgowości biura doliczają za budownictwo zwykle 10 do 20 procent. Poniżej cztery typowe przypadki policzone według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.

W trzecim przykładzie składa się to tak: księgowość na KPiR 290 do 500 PLN, VAT i JPK 50 do 100 PLN, kadry i płace czterech osób 200 do 360 PLN, dopłata za branżę 30 do 120 PLN. Pełne zasady wyceny dla wszystkich form prawnych opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych, a spółki znajdą szczegóły na stronie pełna księgowość.

Osobno biura liczą zwykle rozliczenie delegowania pracowników za granicę, korekty po kontroli i przygotowanie dokumentów do przetargu, na przykład zaświadczeń i sprawozdań za kilka lat. Zapytaj o te pozycje przed podpisaniem umowy.

Zanim wyślesz dokumenty, zadaj biuru pytania, które szybko pokazują, czy zna budowlankę:

• Ile firm budowlanych obsługujecie i jakiej wielkości?
• Kto sprawdza, czy faktura kosztowa powyżej 15 000 PLN wymaga podzielonej płatności, zanim ją zapłacę?
• Jak księgujecie kaucje gwarancyjne i jak mogę sprawdzić, ile ich mam do odzyskania?
• Czy rozliczacie niezakończone usługi budowlane na koniec roku i czy jest to w cenie?
• Jak rozliczacie pracowników pracujących na kilku budowach i delegacje zagraniczne?
• Czy przejmiecie księgi w trakcie roku i ile to kosztuje?

Jeśli obecne biuro nie radzi sobie z budowlanką, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach. Fachowcy na własnej działalności znajdą więcej na stronie księgowość dla JDG, a firmy działające jako spółka na stronie księgowość spółki z o.o..

Największym problemem finansowym małej firmy budowlanej rzadko jest sama księgowość. Częściej są to inwestorzy, którzy płacą po 60 albo 90 dniach, albo wcale. Gdy przypomnienia nie działają, część wykonawców oddaje sprawę do windykacji należności, a biuro w tym czasie przygotowuje korektę VAT w ramach ulgi na złe długi.