Księgowość wspólnot mieszkaniowych z cennikiem za lokal i księgowa dla wspólnoty

Ustawa o własności lokali każe zarządowi prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek wpłacanych przez właścicieli i rozliczeń z innych tytułów, osobno dla każdej nieruchomości. Na tym opiera się cały abonament biura. W typowej umowie biuro przejmuje:

• konta każdego lokalu: naliczenie zaliczek, wpłaty, zaległości i odsetki, zestawienie dla zarządu co miesiąc,
• księgowanie faktur za media, sprzątanie, wywóz śmieci, ubezpieczenie i remonty, z przypisaniem do kosztów zarządu albo funduszu remontowego,
• ewidencję funduszu remontowego osobno od bieżących kosztów, bo właściciele rozliczają je inaczej,
• przelewy do dostawców przygotowane do akceptacji zarządu w banku,
• roczne sprawozdanie z działalności zarządu i projekt planu gospodarczego na zebranie właścicieli,
• zeznanie CIT-8 z załącznikiem o dochodach zwolnionych,
• kadry osób zatrudnionych przez wspólnotę: umowy, ZUS, PIT-4R i PIT-11.

Rozliczenie wody i ciepła z podzielników albo wodomierzy wiele biur liczy osobno, od lokalu albo jako jedną kwotę roczną. Dopytaj o to przed porównaniem ofert, bo od tego zależy, czy tańsza oferta naprawdę jest tańsza.

Wspólnota nie musi prowadzić ksiąg rachunkowych. Wystarcza jej ewidencja pozaksięgowa, którą wymaga ustawa o własności lokali. Część wspólnot dobrowolnie wybiera pełną księgowość, zwykle duże budynki z kredytem na remont, lokalami użytkowymi do wynajęcia albo właścicielami, którzy chcą bilansu i rachunku wyników. Kosztuje to wyraźnie więcej.

Mała wspólnota, czyli taka, w której jest najwyżej 3 lokale, działa według przepisów o współwłasności z Kodeksu cywilnego i zwykle nie potrzebuje stałego biura. Od czterech lokali wspólnota ma zarząd i obowiązki ewidencyjne opisane wyżej.

Wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem CIT, nawet jeśli nie płaci podatku. Dochody z gospodarki zasobami mieszkaniowymi przeznaczone na utrzymanie nieruchomości wspólnej są zwolnione (art. 17 ust. 1 pkt 44 ustawy o CIT), ale zeznanie CIT-8 z załącznikiem CIT-8/O trzeba złożyć co roku, także przy zerowym dochodzie. Opodatkowane są natomiast dochody z innych źródeł, na przykład z wynajmu dachu pod antenę, reklamy na elewacji czy lokalu użytkowego, jeśli nie idą na utrzymanie budynku.

Co do zasady wspólnota nie jest czynnym podatnikiem VAT. Zmienia się to, gdy zaczyna wynajmować lokale użytkowe albo powierzchnię na reklamę i przekroczy limit zwolnienia. Wtedy dochodzą deklaracje JPK i kasa przy obsłudze, w kalkulatorze to przełącznik VAT. Faktury od dostawców mediów i usług przychodzą przez KSeF na NIP wspólnoty, więc biuro musi mieć do niego dostęp, żeby pobierać je bez przepisywania papierów.

Wspólnota ma dwie drogi. Zarządca nieruchomości bierze cały pakiet, czyli administrację budynku, przeglądy, zebrania i księgowość, zwykle w jednej stawce za lokal albo za metr. Zarząd własny, wybrany spośród właścicieli, zleca biuru tylko księgowość i rozliczenia, a resztę robi sam albo z administratorem technicznym. Druga droga jest tańsza, ale wymaga zarządu, który odpowiada na pytania biura i akceptuje przelewy.

Zmiana zarządcy to częsty moment szukania biura. Nowy zarząd przejmuje dokumenty, salda kont lokali i fundusz remontowy w trakcie roku i potrzebuje kogoś, kto uzgodni bilans otwarcia. Jak zrobić to bez luki w rozliczeniach, opisujemy we wpisie o tym, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. Przy okazji przekazania warto ustalić, gdzie trafią segregatory z poprzednich lat: uchwały, umowy i faktury wspólnota musi przechowywać latami, więc wiele zarządów oddaje je do archiwizacji dokumentów zamiast trzymać kartony w piwnicy budynku.

Cena zależy przede wszystkim od liczby lokali, potem od kadr, VAT i tego, czy biuro rozlicza media. Poniżej sześć typowych wspólnot policzonych według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.

W trzecim przykładzie składa się to tak: obsługa 40 lokali po 12 do 22 PLN, czyli 480 do 880 PLN, oraz kadry jednej osoby 50 do 90 PLN. Osobno biura liczą zwykle jednorazowe wprowadzenie danych i sald lokali na start (często 100 do 500 PLN), rozliczenie mediów z podzielników, udział w zebraniu właścicieli i windykację zaległości. Zasady wyceny dla pozostałych form opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych, a gdy wspólnota wybiera księgi rachunkowe, przydaje się strona pełna księgowość.

Księgowa wspólnot mieszkaniowych pracuje inaczej niż księgowa firm, bo jej klientem jest zarząd, a odbiorcami rozliczeń kilkudziesięciu właścicieli. Kilka pytań szybko pokazuje doświadczenie:

• Ile wspólnot prowadzicie teraz i w jakim programie, czy właściciele widzą saldo lokalu online?
• Jak często dostaniemy zestawienie zaległości i kto wysyła wezwania do zapłaty?
• Czy rozliczacie wodę i ciepło z podzielników i ile to kosztuje rocznie?
• Kto przygotuje sprawozdanie zarządu, plan gospodarczy i uchwały na zebranie?
• Jak przejmiecie salda lokali i fundusz remontowy od poprzedniego zarządcy?
• Czy macie dostęp do KSeF na NIP wspólnoty i jak pobieracie faktury?

Wspólnoty z dużym udziałem lokali użytkowych i z działalnością opodatkowaną mają sporo wspólnego z organizacjami pozarządowymi z działalnością gospodarczą, porównaj ceny na stronie księgowość fundacji i stowarzyszeń. Gdy wspólnota powstaje w nowym budynku, deweloper zwykle przekazuje lokale z gotową listą właścicieli, a jego własne rozliczenia opisujemy na stronie księgowość firmy deweloperskiej.