Trzy modele, które kryją się pod hasłem księgowość internetowa
W ofertach w sieci mieszają się trzy różne usługi i warto je rozdzielić, zanim porównasz ceny.
Samodzielna księgowość w programie. Wystawiasz faktury, wpisujesz koszty, program liczy zaliczki i wysyła JPK. Za każdą pozycję i każdą deklarację odpowiadasz sam, a pomoc to zwykle czat techniczny o programie, nie porada podatkowa.
Program z księgową w pakiecie. Ten sam program, ale dokumenty sprawdza i księguje przypisana księgowa, często z ograniczoną liczbą pytań w miesiącu. To już usługa księgowa, tylko w jednym, standardowym zakresie dla wszystkich klientów.
Biuro rachunkowe pracujące zdalnie. Biuro prowadzi Twoje księgi od początku do końca, dokumenty dostaje przez skan, KSeF albo dostęp do konta firmowego, a z księgową rozmawiasz telefonicznie albo mailem. Jak to wygląda na co dzień, opisujemy na stronie księgowa online.
Ile kosztuje księgowość internetowa, a ile biuro rachunkowe?
Poniżej typowe miesięczne koszty w PLN netto. Ceny biur są policzone według tych samych stawek, których używa nasz kalkulator, a ceny programów to typowy zakres abonamentów na rynku.
| Firma | Program samodzielnie | Program z księgową | Biuro rachunkowe |
|---|---|---|---|
| JDG na ryczałcie bez VAT, 10 dokumentów | 40 do 100 | 150 do 300 | 150 do 250 |
| JDG na ryczałcie z VAT, 20 dokumentów | 40 do 100 | 150 do 300 | 200 do 350 |
| JDG liniowy z VAT, 40 dokumentów | 50 do 100 | 200 do 350 | 280 do 500 |
| JDG z VAT i dwoma pracownikami, 60 dokumentów | 70 do 150 plus kadry samodzielnie | rzadko w pakiecie | 440 do 780 |
| Spółka z o.o., pełna księgowość, 50 dokumentów | zwykle niedostępne | rzadko | 800 do 1 400 |
Różnica w pierwszym wierszu to około 100 do 150 PLN miesięcznie, czyli 1 200 do 1 800 PLN rocznie. W trzecim wierszu dochodzi już VAT, a w czwartym kadry, które w biurze kosztują 50 do 90 PLN za osobę i obejmują listy płac, ZUS, PIT-11 i badania lekarskie. Pełne zasady wyceny dla każdej formy znajdziesz w cenniku biur rachunkowych, a szczegółowe ceny dla jednoosobowej firmy we wpisie ile bierze księgowa za prowadzenie jednoosobowej firmy.
Czas, który kosztuje więcej niż abonament
Samodzielna księgowość jest tania w abonamencie, ale płacisz za nią swoim czasem. Przy 30 do 40 dokumentach w miesiącu to zwykle 3 do 5 godzin: wpisanie i opisanie kosztów, sprawdzenie, czy każdy wydatek jest kosztem podatkowym, uzgodnienie płatności z wyciągiem, wysyłka JPK i zaliczki. Jeśli Twoja godzina pracy dla klienta jest warta 150 PLN, te 4 godziny to 600 PLN miesięcznie, czyli więcej niż biuro.
Drugi koszt to błędy. Najczęstsze w samodzielnej księgowości są dość przewidywalne:
- koszt wpisany w złym miesiącu albo z błędną stawką VAT do odliczenia,
- samochód firmowy rozliczony w 100 procentach, choć przysługuje 75 albo 20 procent,
- faktura zagraniczna za reklamę albo usługę w chmurze bez importu usług w JPK,
- przekroczony limit zwolnienia z VAT albo limit ryczałtu zauważony za późno,
- brak korekty po zwrocie towaru albo nieopłaconej fakturze.
Każdy z tych błędów oznacza korektę, odsetki, a czasem czynny żal. W biurze rachunkowym pilnuje tego księgowa, a za szkodę z jej błędu odpowiada biuro, które musi mieć ubezpieczenie OC. Odpowiedzialność podatkowa wobec urzędu zawsze zostaje po Twojej stronie, ale pieniądze za błąd biura możesz odzyskać.
Kiedy wystarczy program, a kiedy potrzebujesz biura
Program do samodzielnej księgowości ma sens, gdy jednocześnie spełniasz kilka warunków: jesteś na ryczałcie albo masz bardzo proste koszty, nie jesteś czynnym podatnikiem VAT albo masz kilka faktur w miesiącu, nie zatrudniasz pracowników, nie sprzedajesz za granicę i lubisz pilnować terminów. Wtedy oszczędzasz realne pieniądze, a ryzyko jest małe.
Biuro rachunkowe opłaca się, gdy pojawia się choć jedna z tych rzeczy:
- VAT i więcej niż 20 do 30 dokumentów w miesiącu,
- pierwszy pracownik albo zleceniobiorca, czyli kadry, ZUS i deklaracje roczne,
- sprzedaż do innych krajów UE, OSS albo import usług,
- spółka z o.o., spółka komandytowa albo fundacja, bo pełna księgowość ze sprawozdaniem finansowym w programie samodzielnym jest praktycznie niewykonalna dla osoby bez przygotowania,
- branża z własnymi zasadami, na przykład budownictwo z podzielną płatnością albo transport z dietami kierowców,
- kontrola z urzędu, zaległości albo korekty za poprzednie lata.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność na ryczałcie i zastanawiasz się, czy biuro jest warte różnicy w cenie, policzyliśmy to we wpisie o usługach księgowych na ryczałcie.
Jak wygląda praca z dokumentami w obu modelach
W programie samodzielnym wszystko robisz Ty: wystawiasz faktury, dodajesz koszty, przypisujesz płatności. Od 2026 roku większość faktur kosztowych i tak trafia do KSeF, więc program może je pobrać sam, ale opis, kategoria kosztu i decyzja o odliczeniu VAT zostają po Twojej stronie.
W biurze zdalnym przekazujesz dokumenty, a biuro je księguje. Faktury z KSeF biuro pobiera z Twoim upoważnieniem, paragony i dokumenty zagraniczne wysyłasz skanem albo przez aplikację, a wyciąg bankowy biuro dostaje automatycznie albo raz w miesiącu. Jeżeli przyjmujesz płatności od klientów online, raport prowizji i wypłat z bramki płatniczej dla sklepów i firm też idzie do biura, bo z niego biuro księguje opłaty i uzgadnia wpływy z fakturami. Więcej o tym, jak e-faktury zmieniają współpracę z biurem, piszemy we wpisie KSeF a biuro rachunkowe.
Jak przejść z programu do biura rachunkowego w trakcie roku
Przejście z samodzielnej księgowości do biura jest proste, jeśli zrobisz je na koniec miesiąca. Pobierz z programu księgę albo ewidencję za bieżący rok, rejestry VAT, wysłane pliki JPK i listę środków trwałych, a biuro wprowadzi stan otwarcia i poprowadzi Cię od kolejnego miesiąca. Dobre biuro sprawdzi przy okazji poprzednie miesiące i powie, czy coś wymaga korekty. Ten sam proces przy zmianie jednego biura na drugie opisujemy we wpisie zmiana biura rachunkowego.
Zanim podpiszesz umowę, zapytaj o trzy rzeczy: co dokładnie obejmuje abonament, ile kosztuje dokument ponad limit i czy biuro ma ważne ubezpieczenie OC. Pytania, które warto dodać przy kadrach, znajdziesz na stronie obsługa kadrowo-płacowa.
Czy księgowość internetowa jest tańsza niż biuro rachunkowe?
W abonamencie tak. Program kosztuje zwykle 40 do 100 PLN netto miesięcznie, a biuro od 150 PLN dla najprostszej firmy. Po doliczeniu czasu, który spędzasz nad księgami, i kosztu korekt różnica przy firmie z VAT i kilkudziesięcioma dokumentami zwykle znika.
Kto odpowiada za błędy w księgowości internetowej?
W programie samodzielnym za każdą pozycję i deklarację odpowiadasz sam, dostawca programu odpowiada tylko za działanie aplikacji. W biurze rachunkowym za szkodę wynikłą z błędu księgowej odpowiada biuro, które musi mieć ubezpieczenie OC. Wobec urzędu skarbowego podatnikiem zawsze pozostajesz Ty.
Czy spółka z o.o. może prowadzić księgowość internetową samodzielnie?
Formalnie tak, ale w praktyce rzadko się to udaje. Spółka prowadzi pełną księgowość, plan kont, sprawozdanie finansowe i JPK CIT, co wymaga wiedzy księgowej. Większość właścicieli spółek wybiera biuro rachunkowe, które kosztuje zwykle 800 do 1 400 PLN netto przy 50 dokumentach.
Czym różni się biuro rachunkowe online od księgowości internetowej?
Biuro rachunkowe online prowadzi Twoje księgi i odpowiada za ich poprawność, a kontakt i dokumenty idą zdalnie. Księgowość internetowa to zwykle program, w którym księgi prowadzisz sam. Program z księgową w pakiecie leży pośrodku, z ograniczonym, standardowym zakresem pomocy.