Czym księgowość stowarzyszenia różni się od księgowości firmy
Firma liczy zysk dla właściciela. Stowarzyszenie nie dzieli zysku, a każda złotówka ma przypisany cel statutowy, projekt albo źródło. Biuro, które zna tylko księgowość firm, ma z tym trudność, bo trzeba rozdzielić przychody i koszty działalności statutowej nieodpłatnej, odpłatnej statutowej i gospodarczej.
| Sytuacja w stowarzyszeniu | Co musi zrobić biuro |
|---|---|
| Składki członkowskie | ewidencja przychodów statutowych, zwykle poza VAT |
| Odpłatna działalność statutowa, na przykład szkolenia | osobna ewidencja i ocena obowiązków VAT |
| Działalność gospodarcza, na przykład sprzedaż wydawnictw | osobne konto, VAT i podatek dochodowy od tej części |
| Dotacja z gminy, ministerstwa albo funduszu | osobna analityka projektu i opis dokumentów zgodnie z umową |
| Wolontariusze i porozumienia wolontariackie | dokumentacja zwrotu kosztów, bez składek przy odpowiednich warunkach |
| Umowy zlecenia dla członków zarządu i współpracowników | składki, zaliczki i zgłoszenia do ZUS |
Księgi uproszczone czy pełne w stowarzyszeniu
Stowarzyszenie prowadzi rachunkowość według ustawy o rachunkowości, ale mniejsze organizacje mogą skorzystać z uproszczeń. Najważniejsze są dwa. Pierwsze to uproszczone sprawozdanie finansowe, które ma krótszy zestaw załączników. Drugie to uproszczona ewidencja przychodów i kosztów, dostępna przy niskich przychodach w poprzednim roku i bez działalności gospodarczej. Limity i warunki zmieniają się, dlatego poproś biuro o pisemne potwierdzenie, które rozwiązanie stosuje wobec Twojej organizacji.
Uproszczenie obniża cenę obsługi, ale ma granice. Gdy stowarzyszenie dostaje dotację albo zaczyna odpłatną działalność, pełne księgi często okazują się potrzebne, bo grantodawca chce zobaczyć koszty projektu według pozycji budżetu. Dobre biuro powie to przed złożeniem wniosku o dotację, a nie przy rozliczeniu.
CIT, VAT i składki w stowarzyszeniu
Dochód przeznaczony na cele statutowe, zwłaszcza społecznie użyteczne, może być zwolniony z CIT. Zwolnienie nie jest automatyczne: biuro sprawdza, czy wydatki rzeczywiście służą celom z statutu, a dochody z działalności gospodarczej rozlicza osobno. Stowarzyszenie ma też obowiązki sprawozdawcze wobec urzędu skarbowego nawet wtedy, gdy podatku nie płaci.
VAT dotyczy sprzedaży odpłatnej, na przykład szkoleń, wynajmu sali albo wydarzeń z biletami, a nie składek członkowskich. Małe stowarzyszenie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego przy niskiej sprzedaży, ale warto policzyć, czy rejestracja do VAT nie jest korzystniejsza, gdy stowarzyszenie ponosi duże koszty inwestycyjne. O składkach ZUS decyduje rodzaj umowy: zarząd na wolontariacie bez wynagrodzenia nie generuje składek, a umowa zlecenia już tak. Przy wynagrodzeniach pomocna jest strona o obsłudze kadrowo-płacowej.
Jak biuro rozlicza dotację i grant
Najwięcej problemów stowarzyszenia mają nie z podatkami, tylko z rozliczeniem dotacji. Umowa z grantodawcą określa, jakie koszty są kwalifikowalne, w jakim okresie i w jakim limicie. Biuro prowadzi dla projektu osobną analitykę, opisuje każdy dokument numerem umowy i pozycją budżetu oraz przygotowuje zestawienie do sprawozdania. Koszt, który nie ma opisu zgodnego z umową, trzeba potem zwrócić, nawet jeśli faktura jest prawidłowa.
Zapytaj, czy biuro rozlicza projekty w abonamencie, czy za osobną opłatą od projektu. Zapytaj też, czy ma doświadczenie z konkretnym źródłem, na przykład z funduszami samorządowymi, programami ministerstw albo środkami unijnymi. Stowarzyszenie szukające źródeł finansowania może sprawdzić dostępne nabory w serwisie o dotacjach na rozwój organizacji i firm, ale warunki każdego konkursu czyta się w regulaminie, nie w przeglądzie.
Sprawozdanie roczne i uchwała zatwierdzająca
Po zamknięciu roku biuro przygotowuje sprawozdanie finansowe, a zarząd opis działalności. Zatwierdza je organ ze statutu, najczęściej walne zebranie członków, a uchwała z podpisami trafia do dokumentacji. Następnie sprawozdanie składa się do rejestru i urzędu skarbowego w ustawowych terminach. Organizacje z wpisem do rejestru stowarzyszeń mają dodatkowe obowiązki wobec KRS, a organizacje pożytku publicznego także wobec ministra.
Praktyczna rada: ustal z biurem kalendarz roczny. Termin zatwierdzenia sprawozdania liczy się od końca roku obrotowego i nie przesuwa go to, że walne zebranie odbyło się później. Jeśli członkowie mieszkają w różnych miastach, uchwały można zbierać zdalnie, na przykład przez podpis elektroniczny uchwał i protokołów, o ile statut dopuszcza taki tryb.
Ile kosztuje księgowość stowarzyszenia
Widełki orientacyjne, wspólne dla całej Polski. Zasady liczenia opisujemy w cenniku biur rachunkowych.
| Stowarzyszenie | Orientacyjnie, PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Małe, bez działalności gospodarczej, ewidencja uproszczona, do 20 dokumentów | 200 do 400 |
| Z pełnymi księgami, do 30 dokumentów | 350 do 600 |
| Z dotacjami i projektami, do 60 dokumentów | 500 do 900 |
| Z odpłatną działalnością i VAT, do 50 dokumentów | 700 do 1 300 |
| Kadry i płace, osoba na umowie o pracę | 50 do 90 |
| Kadry i płace, zleceniobiorca | 30 do 60 |
Przykład: stowarzyszenie z jednym projektem dotowanym, 45 dokumentów miesięcznie, dwiema osobami na zleceniu i jedną na etacie. Księgowość z analityką projektu 500 do 900, kadry 110 do 210, razem około 610 do 1 110 zł netto miesięcznie. Sprawozdanie roczne i rozliczenie dotacji bywają w cenie abonamentu albo wyceniane osobno, więc zapytaj o to wprost. Biura różnią się też podejściem do cen dla organizacji non profit, dlatego porównaj kilka ofert, a nie tylko pierwszą.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla stowarzyszenia
Referencje z firm nie powiedzą, czy biuro rozumie organizację non profit. Zadaj pytania, na które odpowiedź widać w pierwszej rozmowie:
- Ile stowarzyszeń i fundacji biuro prowadzi teraz i od jak dawna?
- Czy rozliczało dotacje z źródła, z którego korzysta Twoja organizacja?
- Jak biuro dzieli przychody na statutowe nieodpłatne, odpłatne i gospodarcze?
- Czy sprawozdanie roczne i jego złożenie wchodzą w abonament?
- Kto z biura odpowiada na pytania zarządu i skarbnika oraz w jakim czasie?
- Czy cena zależy od liczby dokumentów i ile kosztuje dokument ponad limit?
- Czy biuro ma OC i czy w umowie jest odpowiedzialność za błędy w sprawozdaniu?
Jeśli obecne biuro nie radzi sobie z tymi pytaniami, zobacz jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. Jeśli Twoja organizacja to fundacja, a nie stowarzyszenie, zasady są zbliżone i opisujemy je na stronie o księgowości fundacji.
Ile kosztuje księgowość stowarzyszenia?
Małe stowarzyszenie bez działalności gospodarczej płaci zwykle 200 do 400 zł netto miesięcznie, a z pełnymi księgami i do 30 dokumentów 350 do 600 zł. Stowarzyszenie z dotacjami i projektami, do 60 dokumentów, to zwykle 500 do 900 zł netto. Sprawozdanie roczne bywa wyceniane osobno.
Czy stowarzyszenie musi prowadzić księgi rachunkowe?
Tak, stowarzyszenie prowadzi rachunkowość na podstawie ustawy o rachunkowości. Mniejsze organizacje mogą korzystać z uproszczeń, na przykład z uproszczonego sprawozdania, a przy niskich przychodach z uproszczonej ewidencji. Warunki sprawdź w biurze na podstawie przychodów z poprzedniego roku.
Czy stowarzyszenie płaci CIT i VAT?
Dochód przeznaczony na cele statutowe może być zwolniony z CIT, ale zwolnienie ma warunki, a dochody z działalności gospodarczej mogą je ograniczać. VAT dotyczy odpłatnych usług, nie składek członkowskich. Czy stowarzyszenie jest czynnym podatnikiem, zależy od rodzaju i wartości sprzedaży.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe stowarzyszenia?
Sprawozdanie zatwierdza organ wskazany w statucie, zwykle walne zebranie członków, w terminie określonym w ustawie o rachunkowości. Po zatwierdzeniu składa się je do rejestru i urzędu skarbowego. Biuro przygotowuje sprawozdanie, ale uchwałę zatwierdzającą podejmują członkowie, nie księgowa.
Czy biuro rachunkowe rozliczy dotację dla stowarzyszenia?
Tak, jeśli ma doświadczenie z projektami. Dotacja wymaga osobnej ewidencji kosztów, opisu dokumentów zgodnie z umową i sprawozdania dla grantodawcy. Zapytaj o przykład podobnego rozliczenia i o to, czy to wchodzi w abonament, czy jest płatne za projekt.