Księgowość apteki i księgowość w aptece z cenami biur rachunkowych
Księgowość apteki kosztuje w biurze rachunkowym zwykle od 590 do 1 110 PLN netto miesięcznie dla małej apteki farmaceuty na podatku liniowym z trzema pracownikami, 770 do 1 440 PLN przy 120 fakturach z hurtowni i czterech osobach oraz 1 570 do 2 970 PLN dla apteki prowadzonej jako spółka jawna na pełnej księgowości. Najwięcej pracy daje nie sprzedaż, tylko zakupy: kilka dostaw z hurtowni dziennie, korekty cen i zwroty. Ustaw parametry apteki poniżej, zobacz widełki i wyślij jedno zapytanie do biur, które już prowadzą apteki.
Bez opłat dla firm. Twoje dane widzą tylko biura, które sam wybierzesz.
Policz koszt księgowości swojej apteki
Ustawiliśmy typową aptekę farmaceuty: podatek liniowy, VAT, 120 dokumentów i 4 osoby. Zmień formę, liczbę faktur od hurtowni i liczbę pracowników, a widełki przeliczą się od razu, bez zapisu.
Twój wynik
Uzupełnij formę prawną i liczbę dokumentów, a policzymy widełki.
Twój wynik
Te parametry wymagają indywidualnej wyceny. Wyślij zapytanie do biur, a policzą cenę pod Twoją firmę.
do PLN netto miesięcznie
| Twój wynik | Szacowany koszt obsługi |
|---|---|
| Razem |
Czego szukać w biurze
Pytania na pierwszą rozmowę
- Ile firm o mojej formie prawnej i z mojej branży obsługujecie dziś?
- Kto konkretnie będzie prowadził moje sprawy i jak się z nim kontaktuję?
- Do którego dnia miesiąca mam dostarczyć dokumenty?
- Co jest w cenie, a co rozliczacie osobno?
- Jaką sumę ubezpieczenia OC ma biuro?
- W jakim programie prowadzicie księgi i czy mam do niego podgląd?
Do jakich biur wysłać zapytanie
Brief trafi wyłącznie do biur, które obsługują Twoją formę prawną i branżę. Dostanie go najwyżej tyle biur, ile wybierzesz. Po potwierdzeniu adresu dostajesz mailem listę dopasowanych biur z profilami i cenami. Zaznaczasz, które mają dostać brief, najwyżej tyle, ile ustawisz tutaj.
Brief zapytania
Podgląd tekstu, który dostaną biura dopasowane do Twoich parametrów:
Widełki liczymy z typowych stawek rynkowych dla podanych parametrów. Zobacz, jak liczymy widełki.
Czym księgowość w aptece różni się od zwykłego sklepu
Apteka wygląda jak handel detaliczny, ale księguje się inaczej. Pacjent płaci tylko część ceny leku refundowanego, resztę apteka dostaje od NFZ po złożeniu zestawienia refundacyjnego, zwykle dwa razy w miesiącu. Do tego dochodzą urzędowe marże na leki refundowane, kilka stawek VAT na jednym paragonie i magazyn o wartości kilkuset tysięcy złotych. Biuro bez doświadczenia z aptekami myli się najczęściej w tych miejscach:
- przychód z leku refundowanego, który powstaje w dniu sprzedaży, a nie w dniu wpływu pieniędzy z NFZ,
- uzgodnienie należności od NFZ z raportami z systemu aptecznego i korekty, gdy fundusz zakwestionuje receptę,
- stawki VAT: leki i większość wyrobów medycznych 8 procent, kosmetyki, dermokosmetyki i część asortymentu 23 procent,
- faktury korygujące i rabaty potransakcyjne od hurtowni, które przychodzą po miesiącu albo po kwartale,
- utylizacja przeterminowanych leków i zwroty do hurtowni, które bez protokołu wyglądają jak brak w magazynie,
- remanent na koniec roku przy tysiącach pozycji, który przy KPiR decyduje o wysokości podatku.
Jaka forma prawna i opodatkowanie dla apteki
Od 25 czerwca 2017 roku zezwolenie na nową aptekę dostaje farmaceuta prowadzący jednoosobową działalność albo spółka jawna lub partnerska, w której wspólnikami są wyłącznie farmaceuci. Apteki działające jako spółka z o.o. zwykle mają zezwolenie sprzed tej zmiany. Forma prawna od razu mówi, jaką księgowość biuro poprowadzi i ile to kosztuje.
Ryczałt dla handlu ma stawkę 3 procent od przychodu, ale apteka pracuje na niskiej marży, więc 3 procent obrotu często oznacza więcej niż 19 procent dochodu. Większość aptek rozlicza się podatkiem liniowym albo na skali. Przy obrocie apteki przekroczenie progu 2 mln euro przychodu zdarza się szybko, a wtedy od kolejnego roku obowiązuje pełna księgowość, także w jednoosobowej działalności.
| Apteka | Najczęstsza forma | Księgowość |
|---|---|---|
| Jedna apteka farmaceuty, przychód do 2 mln euro | JDG, podatek liniowy 19% | KPiR z remanentem |
| Apteka z obrotem powyżej 2 mln euro | JDG albo spółka jawna | Pełna księgowość od kolejnego roku |
| Dwie do czterech aptek farmaceutów wspólników | Spółka jawna albo partnerska | Pełna księgowość, marża każdej apteki osobno |
| Apteka ze starym zezwoleniem albo sieć | Spółka z o.o. | Pełna księgowość, CIT 9 albo 19% |
Remanent i magazyn w aptece
Przy KPiR apteka wpisuje zakup leków od razu w koszty, a różnicę wyrównuje spis z natury na koniec roku. Przy magazynie wartym 300 do 600 tysięcy złotych błąd w remanencie o kilka procent zmienia podatek o kilka tysięcy. Dlatego dobre biuro nie przepisuje sumy ze spisu, tylko porównuje ją z wartością magazynu w systemie aptecznym i pyta o różnice.
Przy pełnej księgowości biuro może prowadzić ewidencję zapasów na bieżąco, na podstawie danych z systemu aptecznego, albo księgować zakupy w koszty z korektą na koniec roku. Pierwszy sposób daje comiesięczną marżę apteki bez czekania na grudzień. Przy kilku aptekach wspólników ośrodki kosztów pokazują, która apteka zarabia, a która tylko robi obrót.
Kadry i płace w aptece
Apteka musi mieć kierownika z prawem wykonywania zawodu farmaceuty, a przez cały czas otwarcia w lokalu musi być farmaceuta albo technik farmaceutyczny w zakresie jego uprawnień. To oznacza grafik, dyżury, nadgodziny i często kilka umów na część etatu. Kadry kosztują w biurze 50 do 90 PLN netto za osobę miesięcznie, więc apteka z pięcioma osobami płaci za nie 250 do 450 PLN, czyli prawie tyle, ile za samą księgę.
Przy rotacji techników i sezonowym zastępstwie za urlopy rekrutacja wraca co kilka miesięcy. Część aptek wystawia wtedy ogłoszenie o pracę dla technika farmaceutycznego i od razu uzgadnia z biurem, na jakiej umowie zatrudni nową osobę, bo od tego zależy koszt kadr w abonamencie.
Ile kosztuje księgowość apteki
Cena zależy od formy opodatkowania, liczby faktur od hurtowni i liczby pracowników. Apteki liczymy w kalkulatorze jako branżę medyczną, z dopłatą 10 do 20 procent od ceny księgowości za refundację i kilka stawek VAT, bo tak robi większość biur. Poniżej pięć typowych aptek policzonych według tych samych stawek, których używa kalkulator na górze strony.
| Apteka | Widełki PLN netto miesięcznie |
|---|---|
| Mała apteka, JDG liniowy, VAT, 80 dokumentów, 3 osoby | 590 do 1 110 |
| Apteka farmaceuty, JDG liniowy, VAT, 120 dokumentów, 4 osoby | 770 do 1 440 |
| Apteka z dużym obrotem, JDG liniowy, VAT, 150 dokumentów, 5 osób | 920 do 1 710 |
| Apteka jako spółka jawna, pełna księgowość, 150 dokumentów, 5 osób | 1 570 do 2 970 |
| Apteka jako spółka z o.o., pełna księgowość, 200 dokumentów, 10 osób | 1 930 do 3 540 |
W drugim przykładzie składa się to tak: KPiR przy 120 dokumentach 470 do 800 PLN, VAT i JPK 50 do 100 PLN, kadry czterech osób 200 do 360 PLN i dopłata branżowa 50 do 180 PLN. Zasady wyceny dla wszystkich form opisujemy na stronie cennik biur rachunkowych, a to, co zmienia się po przejściu na księgi rachunkowe, na stronie pełna księgowość.
Osobno biura liczą zwykle udział w remanencie albo jego weryfikację, przejęcie ksiąg w trakcie roku, przygotowanie dokumentów do kontroli z NFZ lub urzędu skarbowego i korekty za poprzednie lata. Zapytaj o te pozycje przed porównaniem dwóch ofert.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla apteki
Kilka pytań szybko pokazuje, czy biuro zna apteki:
- Ile aptek obsługujecie teraz i z jakich systemów aptecznych bierzecie dane?
- Jak księgujecie przychód z refundacji i jak uzgadniacie należności od NFZ?
- Kto sprawdza stawki VAT na kosmetykach i suplementach, gdy zmienia się asortyment?
- Jak rozliczacie rabaty potransakcyjne i korekty od hurtowni?
- Czy pomagacie przy remanencie i porównujecie go z magazynem w systemie?
- Kto pilnuje progu 2 mln euro i przygotuje przejście na pełną księgowość?
Jeśli obecne biuro nie odpowiada konkretnie, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku bez przerwy w rozliczeniach. Farmaceuci prowadzący aptekę razem z innym farmaceutą znajdą ceny i zakres obsługi we wpisie księgowość spółki jawnej, a gabinety i przychodnie na stronie księgowość dla lekarzy.
Księgowość apteki kosztuje zwykle od około 590 do 1 110 PLN netto miesięcznie dla małej apteki farmaceuty na podatku liniowym z trzema osobami, 770 do 1 440 PLN przy 120 dokumentach i czterech osobach oraz 1 570 do 2 970 PLN dla spółki jawnej na pełnej księgowości. Najwięcej w cenie ważą faktury z hurtowni i kadry.
Apteka farmaceuty w jednoosobowej działalności prowadzi zwykle podatkową księgę przychodów i rozchodów z remanentem na koniec roku. Pełna księgowość jest obowiązkowa po przekroczeniu 2 mln euro przychodu w roku, co przy obrocie apteki zdarza się często, oraz zawsze w spółce z o.o.
Może, stawka dla handlu to 3 procent przychodu. Apteka ma jednak niską marżę, więc ryczałt od całego obrotu często daje wyższy podatek niż 19 procent od dochodu. Przed wyborem ryczałtu poproś biuro o wyliczenie obu wariantów na liczbach z ostatniego roku.
Leki i większość wyrobów medycznych mają stawkę VAT 8 procent, a kosmetyki, dermokosmetyki i część pozostałego asortymentu 23 procent. Stawki muszą być poprawnie przypisane w systemie aptecznym i kasie fiskalnej, bo błąd przy tysiącach paragonów w roku daje dużą zaległość.
Przychód ze sprzedaży leku refundowanego powstaje w dniu sprzedaży, w pełnej kwocie, czyli części zapłaconej przez pacjenta i części należnej od NFZ. Kwota refundacji jest należnością od funduszu, którą biuro uzgadnia z zestawieniami refundacyjnymi i wpływami na konto.
Wybierz biuro, które prowadzi już inne apteki, czyta dane z systemu aptecznego, rozlicza refundację i pomaga przy remanencie. Opisz aptekę w naszym formularzu, a brief trafi do najwyżej 5 biur z doświadczeniem w branży medycznej, których wyceny porównasz w jednym miejscu.
Znajdź biuro, które zna refundację, remanent i grafik farmaceutów
Opisz aptekę: formę, liczbę faktur od hurtowni i pracowników. Brief trafi do najwyżej 5 biur, które sam wybierzesz, a wyceny porównasz w jednym miejscu. Bez opłat dla aptek.