Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika?
Biura rachunkowe liczą kadry i płace od osoby na liście płac, zwykle 50 do 90 PLN netto miesięcznie za pracownika na umowie o pracę. Ta sama stawka obejmuje listę płac, deklaracje ZUS, zaliczki na podatek, PPK i roczne PIT-11. Cena rośnie przy dużej rotacji, pracy zmianowej i dodatkach, a maleje przy kilkudziesięciu osobach w jednym zleceniu.
Według zestawień rynkowych, na przykład cennika serwisu kb.pl, średnia stawka w Polsce to około 137 PLN brutto za pracownika, z rozrzutem od mniej więcej 117 do 169 PLN brutto w zależności od miasta. Duże firmy outsourcingowe obsługujące setki osób schodzą do 30 do 70 PLN netto, ale zwykle z minimalną opłatą miesięczną od kilkuset złotych. Poniżej widełki policzone według stawek z naszego kalkulatora, w którym kadry to 50 do 90 PLN za osobę.
| Firma | Pracownicy | Kadry i płace, PLN netto miesięcznie |
|---|---|---|
| JDG z jednym pracownikiem na etacie | 1 | 50 do 90 |
| Mały sklep albo warsztat | 3 | 150 do 270 |
| Restauracja z kelnerami i kucharzami | 5 | 250 do 450 |
| Software house w spółce z o.o. | 10 | 500 do 900 |
| Zakład produkcyjny na dwie zmiany | 20 | 1 000 do 1 800 |
| Spółka handlowa z oddziałami | 40 | 2 000 do 3 600, często negocjowane niżej |
Kadry to tylko część abonamentu. Pełny koszt biura z księgowością, VAT i kadrami dla każdej formy prawnej pokazujemy na stronie cennik biur rachunkowych. Jeśli chcesz porównać kilka ofert pod swoją firmę, kalkulator na stronie usługi księgowe liczy kadry razem z księgowością.
Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa w abonamencie
W standardowej stawce od pracownika biuro robi zwykle:
- listę płac i paski wynagrodzeń, z nadgodzinami, dodatkami, chorobowym i urlopem,
- zgłoszenia do ZUS i wyrejestrowania, miesięczne deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty,
- zaliczki na podatek, roczne PIT-11 dla pracowników i PIT-4R dla urzędu skarbowego,
- PPK: zapisy, wpłaty, rezygnacje i ponowny zapis co cztery lata,
- akta osobowe, w papierze albo elektronicznie, oraz ewidencję czasu pracy i urlopów,
- umowy o pracę, aneksy, skierowania na badania i zaświadczenia o zatrudnieniu.
Zakres trzeba sprawdzić w umowie, bo różnice między biurami są duże. Jedno biuro wlicza przygotowanie umowy o pracę i świadectwa pracy w stawkę, inne liczy każdy dokument osobno. Jedno prowadzi akta osobowe, inne tylko płace, a akta zostawia w firmie.
Co nie wchodzi w stawkę od pracownika
Te pozycje biura wyceniają zwykle osobno albo indywidualnie:
- deklaracje PFRON, gdy firma zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty,
- rozliczenie delegacji zagranicznych i pracowników delegowanych do innych krajów UE,
- zatrudnienie cudzoziemców, zezwolenia i powiadomienia do urzędu pracy,
- przejęcie dokumentacji po poprzednim biurze i uzupełnienie braków w aktach,
- reprezentacja przy kontroli ZUS albo Państwowej Inspekcji Pracy,
- regulaminy pracy i wynagradzania, gdy firma przekroczy 50 pracowników.
Od czego zależy cena kadr i płac
Najważniejsza jest liczba osób, ale dwie firmy z tą samą liczbą pracowników mogą dostać bardzo różne wyceny. Cenę podnoszą:
- praca zmianowa, nocna i równoważny czas pracy, bo ewidencja czasu i dodatki zajmują więcej czasu niż sama lista płac,
- duża rotacja, czyli co miesiąc nowe umowy, zgłoszenia, wyrejestrowania i świadectwa pracy,
- zmienne składniki: prowizje, premie od wyników, nadgodziny wyliczane z grafiku,
- umowy zlecenia z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia i studenci do 26 lat,
- pracownicy twórczy z 50-procentowymi kosztami uzyskania przychodu, typowe w firmach IT.
Gastronomia, handel i produkcja mają zwykle wszystkie te elementy naraz. Dlatego przy restauracji kadry kosztują czasem prawie tyle, co księgowość. Przykład z kelnerami i umowami zlecenia opisujemy na stronie księgowość restauracji.
Czy outsourcing kadr i płac się opłaca?
Przy kilku do kilkudziesięciu pracownikach outsourcing kadr i płac prawie zawsze jest tańszy niż własny specjalista. Etat specjalisty do spraw kadr i płac to zwykle kilka tysięcy złotych brutto miesięcznie plus składki pracodawcy, program kadrowy, szkolenia i zastępstwo na urlop. Biuro przy 20 osobach kosztuje 1 000 do 1 800 PLN netto miesięcznie.
Własny dział zaczyna mieć sens, gdy pracowników jest kilkaset albo kadry są mocno związane z codziennym zarządzaniem: rekrutacja, grafiki, rozmowy z ludźmi. Wtedy często zostaje model mieszany. Firma ma osobę od spraw pracowniczych, a biuro liczy płace, deklaracje i PIT-11. To samo rozumowanie dotyczy księgowości, co szerzej opisujemy na stronie outsourcing księgowości.
Drugi argument to odpowiedzialność. Biuro ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej i odpowiada za błędy w swoich wyliczeniach. Gdy błąd popełni pracownik na etacie, koszt zostaje w firmie. Przy przejęciu obsługi po kimś, kto odszedł z firmy nagle, biuro zwykle zaczyna od przeglądu akt i zaległych deklaracji, więc w pierwszym miesiącu zapłacisz więcej.
Kto robi świadectwo pracy i rozliczenie przy zwolnieniu
Rozliczenie odchodzącego pracownika to jedna z pozycji, przy której oferty biur najmocniej się różnią. Biuro przygotowuje świadectwo pracy, ekwiwalent za niewykorzystany urlop, wyrejestrowanie z ZUS i korektę PPK. Sam proces rozstania, czyli wybór trybu, wypowiedzenie i okres ochronny, zostaje po stronie pracodawcy. Gdy firma zwalnia kilka osób naraz albo nie jest pewna trybu, warto przejść przez zwolnienie pracownika zgodnie z Kodeksem pracy, zanim biuro zamknie listę płac.
Zapytaj przed podpisaniem umowy, czy świadectwo pracy i rozliczenie końcowe są w stawce, czy płatne osobno. Przy firmie z dużą rotacją ta jedna pozycja potrafi zmienić porównanie dwóch ofert.
Co powinna zawierać umowa na obsługę kadrowo-płacową
Dobra umowa z biurem jasno opisuje kilka rzeczy:
- stawkę od pracownika i od zleceniobiorcy oraz minimalną opłatę miesięczną,
- terminy: do kiedy firma przekazuje grafiki, nieobecności i zmiany, a do kiedy biuro wysyła listę płac,
- kto przechowuje akta osobowe i w jakiej formie, papierowej czy elektronicznej,
- cennik pozycji dodatkowych, w tym świadectw pracy, PFRON i delegacji,
- powierzenie przetwarzania danych osobowych pracowników zgodnie z RODO,
- zasady wypowiedzenia i przekazania dokumentów przy zmianie biura.
Jeśli zmieniasz biuro, płace przechodzą najłatwiej od pierwszego dnia miesiąca, po zamknięciu poprzedniej listy płac. Cały proces krok po kroku opisujemy we wpisie o tym, jak zmienić biuro rachunkowe.
Jak wybrać biuro do kadr i płac
Przed wyborem zadaj biuru kilka pytań:
- Ilu pracowników obsługujecie łącznie i w jakim programie kadrowym?
- Czy prowadzicie e-akta i czy pracownicy dostają paski elektronicznie?
- Kto u was zastępuje specjalistkę kadr na urlopie?
- Czy macie doświadczenie z pracą zmianową, cudzoziemcami albo PFRON, jeśli tego potrzebujemy?
- Jakie pozycje są poza stawką od pracownika i ile kosztują?
Większość firm zleca kadry temu samemu biuru, które prowadzi księgowość, bo koszty wynagrodzeń od razu trafiają do ksiąg. Opisz firmę w formularzu, zaznacz liczbę pracowników, a zapytanie trafi do najwyżej 5 biur, które prowadzą kadry i płace w Twojej branży. Pełne porównanie kosztów obsługi znajdziesz we wpisie ile kosztuje biuro rachunkowe.